Vertretungsplan erstellen: Aufsicht, Datenschutz und faire Vertretung

Die Länder messen unterschiedlich, die Größenordnung ist aber ähnlich. In Nordrhein-Westfalen fielen im ersten Halbjahr 2025/26 an öffentlichen Schulen 4,4 Prozent des Unterrichts ersatzlos aus, 9,5 Prozent wurden vertreten; an Grundschulen lag der Ausfall 2024/25 bei 2,8 Prozent. Rund 2,5 bis 3 Prozent gelten dort als organisatorisch bedingt, etwa durch Konferenzen, Zeugnis- oder Einschulungstage.

In Baden-Württemberg fehlten in der Stichwoche im November 2025 Lehrkräfte bei 10,6 Prozent der Pflichtstunden; 4,0 Prozent fielen aus, an Grundschulen 1,6 Prozent. Häufigster Grund war mit 65 Prozent Krankheit. Bayern meldet für Grundschulen 2025/26 rund 0,9 Prozent Ausfall – zählt dabei aber auch die bloße Beaufsichtigung als Ausfall. Schulen in freier Trägerschaft weist keine dieser Statistiken gesondert aus.

An Grundschulen ist die wichtigste Frage nicht, wer Mathematik unterrichtet, sondern wer die Kinder beaufsichtigt. Die Länder regeln das unterschiedlich, die Richtung ist dieselbe: Kinder werden nicht unangekündigt früher nach Hause geschickt.

Für freie Schulen kommt der Schulvertrag hinzu. Wer die Aufsicht über Kinder vertraglich übernimmt, haftet nach § 832 BGB wie ein gesetzlich Aufsichtspflichtiger. Ein Vertretungsplan, der Aufsichten nicht mitplant, ist deshalb unvollständig.

• Nordrhein-Westfalen: Grundschulkinder dürfen auch bei unvorhersehbarem Ausfall grundsätzlich nur zu den Stundenplanzeiten entlassen werden.
• Brandenburg: Eine frühere Entlassung setzt eine rechtzeitige schriftliche Information der Eltern und deren Bestätigung voraus.
• Hessen: Schulen sichern eine verlässliche Schulzeit, an Grundschulen vier Zeitstunden in den Klassen 1 und 2, fünf in den Klassen 3 und 4.
• Baden-Württemberg: Fällt Unterricht kurzfristig aus, während die Kinder schon in der Schule sind, ist die Schule aufsichtspflichtig.

Niedersachsen verlangt von Grundschulen ausdrücklich ein Vertretungskonzept, das mit dem Schulelternrat erörtert wird, und hält fest, dass unvermeidbarer Ausfall nicht einseitig zu Lasten einzelner Klassen oder Fächer gehen darf. Auch ohne solche Pflicht lohnt sich ein schriftliches Konzept: Es nimmt der Person, die um 7:10 Uhr plant, Entscheidungen ab.

In der Praxis hat sich eine feste Reihenfolge bewährt. Amtlich vorgeschrieben ist sie nicht, sie macht Entscheidungen aber nachvollziehbar – für das Kollegium ebenso wie für Eltern.

• Vertretung durch eine Lehrkraft, die die Klasse kennt, möglichst im eigenen Fach
• Vertretung aus einer Freistunde, mit Blick darauf, wer diese Woche schon vertreten hat
• Betreuung mit vorbereiteten Aufgaben, wenn keine Fachvertretung möglich ist
• Zusammenlegen oder Mitbetreuen einer Klasse nur für kurze Zeit
• Entfall nur am Tagesrand und nur mit rechtzeitiger Information der Familien

Vertretungspläne enthalten Namen oder Kürzel von Beschäftigten und sind deshalb personenbezogen. Die Landesdatenschutzbeauftragte Niedersachsen stellt klar, dass der Grund einer Abwesenheit, etwa eine Krankheit, „auf keinen Fall" in den Plan gehört; auch der Name der vertretenen Lehrkraft ist für Schülerinnen, Schüler und Eltern nicht erforderlich.

Online gehören Vertretungspläne in einen passwortgeschützten Bereich, möglichst nur mit Kürzeln. So sehen es auch die Hinweise aus Schleswig-Holstein und Bayern. Eine Vertretungs-App oder ein Elternportal erfüllt das, wenn nur angemeldete Personen sehen, was sie betrifft.

• Hinein: Klasse, Stunde, Fach, Raum, vertretende Lehrkraft (Kürzel), Art der Lösung
• Nicht hinein: Grund der Abwesenheit, Gesundheitsangaben, Name der fehlenden Lehrkraft
• Online nur hinter Anmeldung, nicht als offene Webseite oder Aushang im Schaufenster

Für angestellte Lehrkräfte im Tarifvertrag der Länder gelten bei der Arbeitszeit die Regeln für beamtete Lehrkräfte; fehlen solche, regelt der Arbeitsvertrag die Arbeitszeit (§ 44 TV-L). An Ersatzschulen ist der Arbeitsvertrag deshalb der Maßstab – Hessen schreibt in § 174 HSchG sogar vor, dass er die regelmäßige und die höchste Pflichtstundenzahl regelt.

Öffentliche Schulen zeigen, wie Mehrarbeit gehandhabt wird: In Nordrhein-Westfalen wird Vertretungsmehrarbeit ab vier Stunden im Monat ab der ersten Stunde vergütet und muss schriftlich angeordnet sein. Brandenburg plant rund drei Prozent der Lehrkräfteausstattung als Vertretungsreserve ein. Und weil Arbeitgeber seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 die Arbeitszeit erfassen müssen, gehören Vertretungsstunden in die Arbeitszeiterfassung – auch an freien Schulen.

In Alma entsteht der Vertretungsplan aus dem Unterrichtsplan des digitalen Klassenbuchs. Ein Ausfall wird für eine Person und einen Zeitraum erfasst, die betroffenen Stunden und Aufsichten erscheinen als Planungsfälle. Für jeden Fall zeigt Alma, wer passt und warum – Verfügbarkeit, Eignung, Überschneidungen und wie viele zusätzliche Minuten die Person in dieser Woche schon übernommen hat.

Neben der Vertretung stehen Betreuung, Stundentausch, Zeitänderung und Entfall zur Wahl. Änderungen bleiben Entwürfe, bis die Planung sie nach einer Vorschau veröffentlicht; die Betroffenen werden benachrichtigt und sehen die Änderung mit Vorher und Jetzt in ihrem Tag.