Datenschutz & Sicherheit
Sensible Daten brauchen verlässlichen Schutz
Alma ist für die Arbeit mit Daten Minderjähriger und Finanzinformationen gebaut. Getrennte Bereiche und klare Zugriffsrechte schützen Informationen auch dann, wenn viele Menschen mit unterschiedlichen Aufgaben zusammenarbeiten.
DSGVO-konform
Alma wird DSGVO-konform betrieben und ist auf den datensparsamen Umgang mit besonders schützenswerten Schul- und Familiendaten ausgelegt.
Ein geschützter Bereich je Einrichtung
Jede Schule und Kita arbeitet in einem eigenen geschützten Bereich. Daten anderer Einrichtungen bleiben zuverlässig getrennt.
Zugriff passend zur Aufgabe
Sekretariat, Schulleitung, Kassenwart, Kita-Leitung, Eltern und weitere Rollen sehen nur die Informationen, die ihre Aufgabe erfordert.
Hosting in Falkenstein, Deutschland
Alma und die darin gespeicherten Daten werden in Falkenstein betrieben. Die Daten bleiben beim Hosting in Deutschland.
Rollen statt „alle sehen alles"
Wer was sieht, folgt aus der Aufgabe: Das Sekretariat pflegt Kinder und Familien, der Kassenwart sieht Beiträge und Zahlungen, die Personalverwaltung Personalakten. Lehr- und Fachkräfte sehen ihre Klassen und Gruppen, Eltern ausschließlich, was ihre eigenen Kinder betrifft.
Besonders schützenswerte Angaben wie Staatsangehörigkeit oder Konfession erscheinen in Auswertungen nur als Summen. Personalakten sieht nur, wer sie für seine Aufgabe braucht.
Nachvollziehbar, was geändert und abgerufen wurde
Personalakten führen eine Historie aller Änderungen. Abgeschlossene Zeitbuchungen werden nie überschrieben, sondern nur durch sichtbare Korrekturen ausgeglichen. Abrufe von Berichten und Arbeitszeitnachweisen werden protokolliert – welcher Bericht, welcher Zeitraum, welches Format, ohne Werte oder Namen.
Auftragsverarbeitung und Hosting
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Vertrag. Alma und die darin gespeicherten Daten werden in Falkenstein, Deutschland, betrieben; jede Einrichtung arbeitet in einem eigenen, von anderen Einrichtungen getrennten Bereich.
Häufige Fragen zu Datenschutz und Sicherheit
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)?
- Ja. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Vertrag. Gehostet wird in Falkenstein, Deutschland.
- Wie werden sensible Daten geschützt?
- Jede Einrichtung arbeitet in einem eigenen geschützten Bereich. Finanz-, Kontakt- und Minderjährigendaten sind nur für Personen sichtbar, die sie für ihre Aufgabe benötigen.
- Wo werden unsere Daten gespeichert?
- Alma wird DSGVO-konform in Falkenstein, Deutschland gehostet. Auch die in Alma gespeicherten Daten werden dort verarbeitet.
- Sehen Eltern Daten anderer Familien?
- Nein. Eltern sehen in der Schulapp und im Elternportal nur, was ihre eigenen Kinder betrifft – auch wenn mehrere Kinder in Schule und Kita sind.
Ausführlich zu Rollen und Sichtbarkeit: Wer darf welche Daten sehen. Wie diese Website selbst mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung.