Interessentenmanagement: von der Anfrage auf Ihrer Webseite bis zur Aufnahme
Anmeldeformular für die eigene Webseite, bestätigte E-Mail-Adressen, Infopaket, Abläufe mit Aufgaben, jährliche Wartelistenpflege und Aufnahme ohne Neuerfassung – für Schule und Kita.
Anfragen kommen per E-Mail, über das Kontaktformular der Webseite, am Telefon und beim Infoabend. Wer zuständig ist, wer schon die Infomappe bekommen hat und ob die Familie auf der Warteliste überhaupt noch Interesse hat, steht meist in keiner Liste vollständig.
Das Interessentenmanagement holt diesen Weg in Alma: Familien füllen ein Formular auf Ihrer eigenen Webseite aus, bestätigen ihre E-Mail-Adresse und bekommen automatisch Ihr Informationspaket. Die Anfrage landet bei der zuständigen Person, Abläufe erzeugen die nächsten Aufgaben, und bei der Zusage wird aus der Anfrage ein Kind mit Familie – ohne die Angaben ein zweites Mal einzutippen.
Das Anmeldeformular sitzt auf Ihrer eigenen Webseite
Sie stellen das Formular in Alma zusammen: Titel und Einleitung für Familien, welche Angaben verpflichtend sind, und eigene Zusatzfragen – als Auswahl, Freitext oder Ja-Nein-Frage, etwa „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?". Eine Entwurfsvorschau zeigt vorab, was Familien sehen.
Veröffentlicht wird eine feste Fassung. Sie binden sie mit einem kopierbaren HTML-Code in Ihre Webseite ein oder teilen den Direktlink. Nur die Webseiten, die Sie dafür freigeben, dürfen das Formular einbetten. Ein Formular lässt sich jederzeit pausieren, etwa wenn alle Plätze vergeben sind.
- Zusatzfragen als Auswahl, Freitext oder Ja-Nein
- Entwurfsvorschau und feste veröffentlichte Fassungen
- Einbettung per HTML-Code oder Direktlink
- Eigene Formulare für Schule und Kinderhaus
- Pausieren, ohne das Formular zu löschen
Bestätigte Adresse, Infopaket raus, zuständige Person informiert
Nach dem Absenden bestätigt die Familie ihre E-Mail-Adresse über einen Link. Erst dann zählt die Anfrage: Die Familie bekommt Ihr Informationspaket mit eigenem Text und auf Wunsch einer Infomappe als PDF, und die zuständige Person erhält eine Mail mit dem Link zur Akte.
In der Interessentenakte steht alles an einem Ort: Herkunft und Fassung des Formulars, die Antworten auf Ihre Zusatzfragen, welche Nachrichten wann versendet wurden, offene Aufgaben und Freigaben, Notizen und Wiedervorlagen. Die Übersicht ordnet alle Anfragen nach Anfrage, Kennenlernen, Zusage und Warteliste.
- Bestätigung der E-Mail-Adresse vor allem Weiteren
- Informationspaket mit eigenem Text und PDF
- Benachrichtigung der zuständigen Person mit Aktenlink
- Versandverlauf, Notizen und Wiedervorlagen in der Akte
Die nächsten Schritte erzeugt Alma selbst
Ein Ablauf legt fest, was passiert, wenn eine Adresse bestätigt ist, eine Anfrage in eine neue Stufe wechselt oder eine Aufnahme ansteht: eine Aufgabe für das Team oder eine E-Mail an die Familie – sofort, nach einer Wartezeit oder am nächsten Bürotag.
Für die Aufnahme können Rollen nacheinander freigeben, etwa erst die Schulleitung, dann der Vorstand. Ändern Sie einen Ablauf, laufen begonnene Vorgänge in ihrer bisherigen Fassung weiter; erforderliche Freigaben richten sich nach der aktuellen.
- Auslöser: bestätigte Adresse, Stufenwechsel, vor der Aufnahme
- Aufgaben oder E-Mails, sofort, verzögert oder am nächsten Bürotag
- Aufnahmefreigaben durch mehrere Rollen nacheinander
- Vorlagen für typische Abläufe
Einmal im Jahr: Wer will noch einen Platz?
Wartelisten veralten. Mit der jährlichen Wartelistenpflege prüft die Leitung zuerst die Empfänger und startet dann die Aktion. Jede Familie auf der Warteliste bekommt eine Mail und bestätigt ihr Interesse, teilt eine Änderung mit oder zieht die Vormerkung ausdrücklich zurück.
Voreingestellt sind 28 Tage Antwortfrist und eine Erinnerung sieben Tage vor Ablauf; beides lässt sich ändern. Wer nicht antwortet, wird nicht automatisch abgesagt oder gelöscht – daraus entsteht eine Aufgabe für die Verwaltung.
- Empfänger prüfen, bevor etwas verschickt wird
- Bestätigen, ändern oder zurückziehen mit einem Klick
- Frist und Erinnerung einstellbar
- Keine automatische Absage bei fehlender Antwort
Die bestehende Warteliste kommt mit
Ihre bisherige Interessentenliste übernehmen Sie als CSV-Datei. Vor der Übernahme zeigt Alma jede Zeile mit Stufe, Prüfergebnis und möglichen Dubletten. Enthält die Datei Fehler, wird nichts übernommen – es entsteht kein halber Bestand.
Der Import allein verschickt keine Mail und startet keine Abläufe. Eine Bestätigung der Kontaktadressen fordern Sie danach bewusst an.
Aus der Zusage wird ein Kind – ohne Neuerfassung
Liegen alle Freigaben vor, führt die Aufnahme direkt in die Kind- und Familienakte: Familie, Erziehungsberechtigte und Kind sind aus der Anfrage vorbelegt, Vertrag und Beiträge folgen im selben Schritt.
Datensparsam: In die Kinderakte geht nur eine ausdrücklich geprüfte Übergabenotiz, nicht jede Arbeitsnotiz oder Formularantwort. Die Rohdaten der Interessentenakte werden nach der Aufnahme minimiert, offene Anfragen tragen ein sichtbares Löschdatum, und berechtigte Personen können eine Datenauskunft herunterladen.
- Aufnahme mit vorbelegten Angaben
- Geprüfte Übergabenotiz statt Datenkopie
- Löschdatum je Anfrage und Minimierung nach der Aufnahme
- Datenauskunft auf Knopfdruck
Häufige Fragen
Zu Interessentenmanagement – und was sonst noch wichtig ist, steht in den allgemeinen Fragen.
- Kann ich das Anmeldeformular auf unserer bestehenden Webseite einbinden?
- Ja. Alma erzeugt einen HTML-Code zum Einbetten und einen Direktlink. Sie tragen die Adressen Ihrer Webseiten ein; nur diese dürfen das Formular einbetten. Das klappt in jedem Webseiten-Baukasten, der eigenen HTML-Code zulässt.
- Was passiert, wenn eine Familie ihre E-Mail-Adresse nicht bestätigt?
- Dann bleibt es bei der erfassten Anfrage: Informationspaket und Benachrichtigung gehen erst nach der Bestätigung hinaus. So landen keine Tippfehler-Adressen und keine Anfragen in fremdem Namen in Ihren Abläufen.
- Werden Familien automatisch von der Warteliste gestrichen?
- Nein. Antwortet eine Familie bei der jährlichen Wartelistenpflege nicht, entsteht eine Aufgabe für die Verwaltung. Abgesagt oder gelöscht wird nur, wenn jemand das entscheidet oder die Familie selbst zurückzieht.
- Können wir unsere bisherige Warteliste übernehmen?
- Ja, als CSV-Datei. Alma zeigt vorher jede Zeile mit Prüfergebnis und Dubletten; bei Fehlern wird nichts übernommen. Der Import verschickt keine Mails.
- Ist das Interessentenmanagement im Grundpaket enthalten?
- Es ist ein Zusatzmodul, das je Einrichtung freigeschaltet wird. Einrichtungen, die die Aufnahme in Alma bereits genutzt haben, behalten ihren bisherigen Zugang. Was es für Sie kostet, klären wir im Erstgespräch – der Preis richtet sich nach den Modulen.
- Gilt das auch für Kitas?
- Ja. Schule und Kinderhaus haben jeweils eigene Interessenten, Formulare, Abläufe und Wartelistenpflege, mit derselben Bedienung.
Passt dazu
- SchuleInteressenten und Aufnahme, Kinder, Familien und Klassen, AGs und Ausflüge, Schuljahre und Übergänge.Ansehen
- Kita & KinderhausGruppen und Plätze, Betreuungsverträge, Beiträge mit Landesförderung, Krankmeldungen per Schulapp.Ansehen
- Die SchulappNeu: die Schulapp fürs Smartphone – Mitteilungen, Rückmeldungen, Krankmeldungen, Nachrichten und Termine.Ansehen
Selbst ausprobieren
Testzugang mit Beispieldaten, eingerichtet in der Regel innerhalb eines Werktages – ohne Zahlungsangaben.