Wie kommen unsere bestehenden Schülerdaten in Alma?

Per CSV-Import aus Excel oder der bisherigen Lösung. Die geführte Aufnahme prüft auf Dubletten und meldet fehlende Angaben, bevor etwas übernommen wird.

Können wir Interessenten und Wartelisten führen?

Ja. Anfragen durchlaufen die Stufen Anfrage, Kennenlernen, Zusage und Warteliste, mit Wiedervorlagen und Kennzeichnung von Geschwisterkindern. Mit „Aufnehmen" wird daraus ein Kind der Schule.

Werden Familien mit Kindern in Schule und Kita doppelt gepflegt?

Nein. Jede Familie gibt es einmal, mit allen Kindern in allen Bereichen. Beim Übergang aus dem Kinderhaus in die Schule wird nichts neu erfasst.

Gibt es ein digitales Klassenbuch oder Noten?

Noch nicht. Klassenbuch, Stundenplanung sowie Noten und Zeugnisse stehen auf der Entwicklungsliste. Die Reihenfolge stimmen wir mit den Schulen ab, die Alma nutzen.

Schulverwaltung von der ersten Anfrage bis zum Übergang

Interessenten bis zur Aufnahme begleiten, Kinder, Familien und Klassen pflegen, AGs und Ausflüge anbieten – mit Schuljahren, Wechseln und Übergängen in einer Software.

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Eine freie Schule kennt ihre Familien oft schon Jahre, bevor das Kind eingeschult wird: erste Anfrage, Hospitation, Kennenlerngespräch, Zusage oder Warteliste. Diese Geschichte lebt meist in Postfächern und Tabellen – und geht beim Übergang in die eigentliche Schülerverwaltung verloren.

Alma begleitet den ganzen Weg in einem System. Was bei der Anfrage erfasst wurde, steht bei der Aufnahme schon da, und die Familie, die im Kinderhaus angefangen hat, wird in der Schule nicht neu angelegt.

Interessenten und Aufnahme

Jede Anfrage hat einen Stand und eine Wiedervorlage

Interessenten stehen als Karten in den Spalten Anfrage, Kennenlernen, Zusage und Warteliste. Eine Karte wandert per Klick oder Ziehen weiter; Geburtsdatum, gewünschter Eintritt und Wartezeit sind auf einen Blick sichtbar, Geschwisterkinder sind markiert.

Fällige und überfällige Wiedervorlagen fallen sofort ins Auge und erscheinen zusätzlich auf dem Dashboard. Mit „Aufnehmen" wird aus der Zusage ein Kind der Schule – ohne die Angaben ein zweites Mal einzutippen. Abgeschlossene Anfragen löscht Alma nach Ablauf ihrer Löschfrist automatisch.

Spalten von der Anfrage bis zur Warteliste
Wiedervorlagen mit Fälligkeit
Geschwisterkinder erkennbar
Aufnahme ohne Neuerfassung
Automatische Löschung nach Frist

Interessenten als Spalten Anfrage, Kennenlernen, Zusage und Warteliste mit fälligen Wiedervorlagen

Kinder, Familien und Klassen

Ein Datensatz je Familie, egal wie viele Kinder und Bereiche

Eine Familie mit ihren Sorgeberechtigten, Adressen und Kindern gibt es genau einmal – auch wenn ein Kind in die Schule und eines ins Kinderhaus geht. Zieht die Familie um, ändert sich die Adresse an einer Stelle, und Rechnungen, Mitteilungen und Lastschriften verwenden sie ab sofort.

Klassen gehören zu einem Schuljahr und einem Standort. Die Belegung zeigt, wie viele Plätze frei sind, und Wechsel zwischen Klassen, Schuljahren und Bereichen bleiben nachvollziehbar.

Familien mit Sorgeberechtigten und allen Kindern
Klassen je Schuljahr und Standort mit Belegung
Schuljahreswechsel und Übergänge
CSV-Import mit Dublettenprüfung beim Umstieg

Familienliste mit Adressen, Kindern und Zuordnung zu Schule und Kinderhaus

Klassen

Belegung im Blick, bevor die Zusage rausgeht

Die Klassenübersicht zeigt für jedes Schuljahr, wie viele Plätze vergeben sind. Wer über eine Zusage entscheidet, sieht dort, ob in der Klasse überhaupt noch Platz ist – ohne eine zweite Liste.

Klassen 1a bis 4a mit Belegung, Plätzen und Schuljahr

Angebote und Anmeldungen

AGs, Kurse und Ausflüge mit Anmeldung und Gebühr

Schach-AG, Theater-AG, Töpferkurs, Ferienwerkstatt oder Ausflug zum Bauernhof: Jedes Angebot hat einen Zeitraum, einen Ort, eine Platzzahl und auf Wunsch eine Gebühr. Familien melden ihre Kinder im Elternportal an, solange Plätze frei sind.

Gebühren landen automatisch auf der nächsten Rechnung der Familie. Die Verwaltung sieht je Angebot, wer angemeldet ist, und muss keine Teilnahmelisten mehr abtippen.

Angebote und Anmeldungen: AGs, Kurse, Ferienwerkstatt und Ausflug mit Preisen und Plätzen

Häufige Fragen

Zu Schule – und was sonst noch wichtig ist, steht in den allgemeinen Fragen.

Wie kommen unsere bestehenden Schülerdaten in Alma?: Per CSV-Import aus Excel oder der bisherigen Lösung. Die geführte Aufnahme prüft auf Dubletten und meldet fehlende Angaben, bevor etwas übernommen wird.
Können wir Interessenten und Wartelisten führen?: Ja. Anfragen durchlaufen die Stufen Anfrage, Kennenlernen, Zusage und Warteliste, mit Wiedervorlagen und Kennzeichnung von Geschwisterkindern. Mit „Aufnehmen" wird daraus ein Kind der Schule.
Werden Familien mit Kindern in Schule und Kita doppelt gepflegt?: Nein. Jede Familie gibt es einmal, mit allen Kindern in allen Bereichen. Beim Übergang aus dem Kinderhaus in die Schule wird nichts neu erfasst.
Gibt es ein digitales Klassenbuch oder Noten?: Noch nicht. Klassenbuch, Stundenplanung sowie Noten und Zeugnisse stehen auf der Entwicklungsliste. Die Reihenfolge stimmen wir mit den Schulen ab, die Alma nutzen.

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Testzugang mit Beispieldaten, eingerichtet in der Regel innerhalb eines Werktages – ohne Zahlungsangaben.

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