Glossar

Glossar der Schulverwaltung

Begriffe der Schulverwaltung kurz erklärt: Ersatzschule, Finanzhilfe, Schulstatistik, Stichtag, Landessoftware, Sozialstaffel, AVV, Arbeitszeiterfassung und mehr.

Amtliche Schulstatistik: Jährliche Erhebung der Länder über Schulen, Klassen, Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte. Ersatzschulen nehmen daran teil; Software, Meldeweg und Merkmale legt jedes Land selbst fest. Mehr: Vorgaben aller Bundesländer
Arbeitszeiterfassung: Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) Pflicht für alle Arbeitgeber, auch für freie Schulen und Kitas. Mehr: Arbeitszeiterfassung
ASV(Amtliche Schulverwaltung): Landessoftware für Schulverwaltung und Statistik in Bayern, für Ersatzschulen dort Pflicht. In Baden-Württemberg gibt es sie als ASV-BW mit freiwilliger Nutzung.
Auftragsverarbeitungsvertrag(AVV): Vertrag nach Art. 28 DSGVO, den eine Einrichtung mit jedem Dienstleister schließt, der personenbezogene Daten in ihrem Auftrag verarbeitet – etwa mit dem Anbieter ihrer Schulverwaltung. Mehr: Datenschutz & Sicherheit
DATEV-Export: Übergabe von Buchungsdaten im Format der DATEV, mit dem die meisten Steuerberaterinnen und Steuerberater arbeiten. So müssen Rechnungen und Zahlungen nicht ein zweites Mal gebucht werden.
Elternarbeitsstunden: Mitarbeit, zu der sich Familien an vielen freien Schulen und Kitas verpflichten, meist mit einem Stundensoll je Schuljahr und einer Ablöse, wenn Stunden fehlen. Mehr: Elternarbeit
Ergänzungsschule: Schule in freier Trägerschaft ohne Entsprechung im öffentlichen Schulwesen, etwa für besondere Berufsausbildungen. Sie wird der Schulaufsicht angezeigt statt genehmigt und erhält in der Regel keine Finanzhilfe.
Ersatzschule: Schule in freier Trägerschaft, die in ihren Bildungszielen einer öffentlichen Schule entspricht und sie ersetzen kann. Sie braucht eine staatliche Genehmigung (Art. 7 Abs. 4 Grundgesetz); die Schulpflicht kann an ihr erfüllt werden. Ersatzschulen erhalten Finanzhilfe der Länder und nehmen an der amtlichen Schulstatistik teil. Mehr: Schulstatistik für freie Schulen
Finanzhilfe(Landeszuschuss): Zuschuss der Länder an Ersatzschulen zu den laufenden Kosten. In vielen Ländern berechnet er sich nach der Schülerzahl der amtlichen Statistik am Stichtag, teils gewichtet aus Vorjahr und laufendem Jahr; andere Länder haben eigene Zähltage. Mehr: Stichtag und Finanzhilfe
Kita-Statistik(Kinder- und Jugendhilfestatistik): Jährliche Erhebung über Kinder und Personal in Kindertageseinrichtungen zum 1. März, mit Auskunftspflicht auch der freien Träger (§ 99 SGB VIII). Erhoben werden unter anderem Alter, Betreuungszeit, Mittagessen und Sprache. Mehr: Berichte & Statistiken
KMK-Kerndatensatz: Von der Kultusministerkonferenz 2003 vereinbarter Katalog für Schulen, Klassen, Schülerinnen und Schüler, Unterrichtseinheiten, Abgänger und Lehrkräfte. Er ist eine Empfehlung und wird erst durch Landesrecht verbindlich. Mehr: Kerndatensatz, XSchule, Schüler-ID
Landessoftware: Vom Land betriebene Schulverwaltungssoftware, etwa ASV in Bayern und Baden-Württemberg, LUSD in Hessen oder edoo.sys in Rheinland-Pfalz. Für Ersatzschulen ist sie nur in wenigen Ländern Pflicht; anderswo wählen freie Schulen ihre Software selbst. Mehr: ASV, LUSD, edoo.sys
LUSD(Lehrer- und Schülerdatenbank): Landesweite Schuldatenbank in Hessen. Zuschussberechtigte Ersatzschulen melden ihre Statistik dort; die Finanzhilfe richtet sich nach der Schülerzahl in der LUSD am Stichtag.
Masernschutznachweis: Nachweis einer Masernimpfung oder -immunität, den Kinder in Schulen und Kitas vorlegen müssen (§ 20 Infektionsschutzgesetz). Fehlt er, benachrichtigt die Leitung das Gesundheitsamt. Mehr: Berichte & Statistiken
Ruhezeit: Ununterbrochene Pause von mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 Arbeitszeitgesetz). An Schulen wird sie oft nach Elternabenden unterschritten. Mehr: Zeiterfassung
Schüler-ID: Eindeutige Kennung eines Kindes über Schulwechsel hinweg. Eine bundesweite Schüler-ID gibt es im Oktober 2026 nicht; einzelne Länder vergeben landeseindeutige Schülernummern, etwa Niedersachsen und Brandenburg.
SEPA-Lastschriftmandat: Schriftliche Ermächtigung, mit der eine Familie der Einrichtung erlaubt, Beiträge per Lastschrift einzuziehen. Mandatsreferenz und Gläubiger-ID gehören in jeden Lastschrifteinzug. Mehr: Finanzen
SIM.TXT: Importdatei für das nordrhein-westfälische Statistikprogramm ASDPC32 mit Schüler- und Klassendaten. Sie gilt bis einschließlich Schuljahr 2026/27; danach entstehen die Amtlichen Schuldaten im SVWS-Server. Mehr: Meldewege der Länder
Sonderungsverbot: Vorgabe aus Art. 7 Abs. 4 Grundgesetz: Eine Ersatzschule darf Kinder nicht nach den Besitzverhältnissen der Eltern auswählen. Schulgeld muss deshalb so gestaltet sein, dass es Familien mit geringerem Einkommen nicht ausschließt.
Sozialstaffel: Staffelung von Schulgeld oder Kita-Beiträgen nach dem Einkommen der Familie, oft ergänzt um Geschwisterermäßigungen. An Ersatzschulen dient sie auch dazu, das Sonderungsverbot einzuhalten. Mehr: Schulgeld staffeln
Stichtag: Tag, auf den sich die Angaben der Schulstatistik beziehen. Für das Schuljahr 2026/27 reichen die Haupt-Stichtage vom 26. August im Saarland bis zum 1. November in Hessen; die Kita-Statistik zählt zum 1. März. Mehr: Stichtage je Bundesland
Vollzeitäquivalent(VZÄ): Umrechnung von Teilzeitstellen in Vollzeitstellen: Zwei halbe Stellen ergeben ein Vollzeitäquivalent. Üblich für Personalberichte und Zuschussanträge.
XSchule: Länderübergreifender Austauschstandard für Schuldaten, vor allem für den Schulwechsel und das Abiturzeugnis. Eine Nutzungspflicht gibt es bisher nicht.
Zuwendungsbestätigung(Spendenbescheinigung): Bescheinigung nach amtlichem Muster, mit der Spenden und Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Körperschaften steuerlich abgesetzt werden können. Verdecktes Schulgeld ist keine Spende und darf nicht bescheinigt werden. Mehr: Förderverein, Beiträge und Spenden