Schulstatistik
Stichtag und Finanzhilfe: wie die Schulstatistik über den Zuschuss für Ersatzschulen entscheidet
Welche Schülerzahl die Länder für die Finanzhilfe von Ersatzschulen zählen, an welchen Stichtagen, mit welchen Fristen – und warum eine fehlerhafte Statistik den Zuschuss direkt mindert.
Für eine Ersatzschule ist die Schulstatistik mehr als eine Pflichtübung. In vielen Ländern rechnet die Finanzhilfe – der größte Einnahmeposten neben dem Schulgeld – mit genau den Zahlen, die am Stichtag gemeldet wurden. Ein Kind, das an diesem Tag fehlt oder falsch zugeordnet ist, fehlt im Zuschuss.
Dieser Beitrag zeigt, wie die Länder zählen, welche Fristen gelten und wie eine Schule ihren Stichtagsstand absichert.
Sieben Länder zahlen direkt nach der Statistik
In Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Hamburg und Baden-Württemberg rechnet die Finanzhilfe direkt mit den Schülerzahlen der amtlichen Statistik. Häufig wird dabei gewichtet: In Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen und Hamburg zählen sieben Zwölftel aus dem Vorjahr und fünf Zwölftel aus dem laufenden Jahr.
Bayern zählt nicht selbst: Maßgebend sind die Verhältnisse am Stichtag der Amtlichen Schuldaten des Vorjahres. In Hessen zahlt das Land nach der Schülerzahl in der LUSD am Stichtag, die Kommunen zusätzlich nach dem Wohnsitz der Kinder. Ein falscher Gemeindeschlüssel verschiebt dort Geld zwischen Kommunen.
Andere Länder haben eigene Zähltage
Nicht überall ist der Statistik-Stichtag auch der Zähltag für die Finanzhilfe. Mehrere Länder zählen separat, teils mit eigenen Formularen.
- Sachsen: eigener Stichtag am 10. Oktober, Meldung bis 24. Oktober je Bildungsgang und Klasse
- Bremen: Meldung bis 15. Oktober; gezählt werden nur Kinder mit Wohnung in Bremen
- Niedersachsen: Mittelwert der Schülerzahlen am 15. November und 15. März, Schülerlisten in digitaler Vorlage
- Thüringen: Vertragsbestand am 1. März, gemeldet bis 15. März, beantragt bis 30. November des Vorjahres
- Berlin: seit 2026 monatsgenauer Jahresdurchschnitt der Schülerinnen und Schüler mit Beschulungsvertrag
- Sachsen-Anhalt: Zuschuss gedeckelt über die Klassenfrequenz der Statistik
Die Stichtage 2026/27
Die bekannten Haupt-Stichtage der Schulstatistik reichen vom 26. August im Saarland bis zum 1. November in Hessen. Für mehrere Länder steht das genaue Datum nicht fest oder wird nur den Schulen mitgeteilt.
- Saarland: 26.08.2026
- Brandenburg: 07.09.2026
- Schleswig-Holstein: Erhebungswoche bis 11.09.2026
- Bayern: 01.10.2026, Übermittlung bis 10.10.
- Sachsen: 07.10.2026 für öffentliche Schulen; für freie Schulen eigene Vorschrift
- Nordrhein-Westfalen: Bezugswoche des 15.10.2026, Abgabe für die meisten Schulformen schon Ende September
- Baden-Württemberg: 21.10.2026, Abgabe bis 04.11.
- Hessen: 01.11.2026
Lehrkräfte: anzeigen und genehmigen lassen
Neben den Schülerzahlen verlangen fast alle Länder Angaben zu den Lehrkräften: In Bayern, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt braucht jede Lehrkraft eine Unterrichts- oder Beschäftigungsgenehmigung, in Brandenburg und Sachsen sind Aufnahme und Ende der Tätigkeit unverzüglich anzuzeigen. Berlin verlangt ab August 2027 für jede Lehrkraft vor Tätigkeitsbeginn ein erweitertes Führungszeugnis.
Den Stichtagsstand absichern
Weil die Finanzhilfe am Stichtag hängt, braucht eine Schule einen festgehaltenen Stand: Wer war am Stichtag in welcher Klasse, mit welchem Wohnsitz, mit welchem Vertrag? Ändert sich danach etwas, darf das die gemeldeten Zahlen nicht nachträglich verändern. Sachsen und Brandenburg verlangen Anwesenheitsnachweise, Verträge und Klassenlisten fünf Jahre lang prüffähig.
- Vier Wochen vorher prüfen: Fehlen Verträge, Wohnsitze oder Klassenzuordnungen?
- Ein- und Austritte rund um den Stichtag genau datieren
- Kinder mit zwei Haushalten: Hauptwohnsitz eindeutig kennzeichnen
- Den Stand am Stichtag festhalten und für Prüfungen aufbewahren
Stichtag und Finanzhilfe in Alma
Alma kennt die Stichtage der Länder und zeigt vor dem Stichtag eine Prüfliste: fehlende Merkmale, Kinder ohne Vertrag, Wohnsitze ohne Gemeindeschlüssel. Am Stichtag hält Alma den Stand je Schuljahr fest – Klassen, Verträge, Wohnsitze und Statistikmerkmale –, sodass spätere Änderungen die Meldung nicht verfälschen und der Stand bei einer Prüfung vorliegt.
Weil Verträge, Schulgeld und Statistik in derselben Software liegen, stimmen die Zahlen für Zuschussantrag und Statistik überein.
Häufige Fragen zu Finanzhilfe und Stichtag
- Welche Schülerzahl zählt für die Finanzhilfe?
- Das regelt jedes Land selbst. In sieben Ländern sind es die Zahlen der amtlichen Schulstatistik, oft gewichtet aus Vorjahr und laufendem Jahr. Andere Länder haben eigene Zähltage, Thüringen etwa den 1. März, Sachsen den 10. Oktober.
- Kann eine fehlerhafte Statistik nachträglich korrigiert werden?
- Oft nicht. Die hessische LUSD-Anleitung etwa sagt ausdrücklich, dass Korrekturen nach dem Stichtag im Nachgang nicht berücksichtigt werden. Prüfen lohnt sich deshalb vor dem Stichtag.
- Warum ist der Wohnort für die Finanzhilfe wichtig?
- In Hessen zahlen die Kommunen nach dem Wohnsitz der Kinder am Stichtag, in Bremen zählen nur Kinder mit Wohnung in Bremen. Ein falscher oder fehlender Gemeindeschlüssel kann dort Geld kosten.
- Wie lange müssen Unterlagen zur Finanzhilfe aufbewahrt werden?
- Das hängt vom Land ab. Sachsen verlangt Anwesenheitsnachweise und Verträge, Brandenburg Klassenlisten jeweils fünf Jahre lang prüffähig.
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