Personalverwaltung für Schule und Kita
Digitale Personalakten, Fristen für Führungszeugnis und Befristungen, Urlaub und Abwesenheiten, Zeiterfassung und eine geprüfte Lohnvorbereitung für das Lohnbüro.
In vielen Schulen liegt das Personal in einem zweiten System, das für Unternehmen gebaut wurde – oder in Ordnern im Büro der Geschäftsführung. Fristen wie das erweiterte Führungszeugnis hängen an einer Erinnerung im Kalender einer einzelnen Person.
In Alma gehört das Personal in dieselbe Software wie Kinder, Familien und Finanzen. Die Rechte sind dabei eng: Personalakten sieht nur, wer sie für seine Aufgabe braucht.
Was als Nächstes ansteht, in der richtigen Reihenfolge
Der Personalbereich beginnt mit den offenen Vorgängen: Lohnvorbereitung freigeben, Urlaubsanträge entscheiden, ablaufende Dokumente erneuern, Befristungen und Probezeiten klären. Jede Zeile führt direkt in die Akte der betroffenen Person.
So läuft kein Führungszeugnis unbemerkt ab, und eine Befristung endet nicht ohne Entscheidung – Alma weist Wochen vorher darauf hin.
- Offene Urlaubsanträge mit Urlaubskonto und Team-Überschneidungen
- Dokumentfristen, etwa für das Führungszeugnis
- Vertragsfristen für Probezeit und Befristung
Eine Akte je Person, mit allem, was dazugehört
Stammdaten, Verträge, Gehalt, Dokumente, Abwesenheiten, Arbeitszeit, Notizen und eine Historie aller Änderungen: Die Personalakte bündelt alles an einer Stelle. Die Liste der Mitarbeitenden zeigt Team, Funktion, Eintritt und Wochenstunden, filterbar nach Bereich.
Mitarbeitende sehen in „Mein Bereich" ihre eigenen Daten, ihre Arbeitszeit und ihr Urlaubskonto und stellen dort Urlaubsanträge.
- Digitale Personalakte mit Historie
- Dokumente je Person mit Ablaufdatum
- Zeiterfassung und Überstunden
- Self-Service für Mitarbeitende
Der ganze Monat des Teams auf einer Seite
Der Abwesenheitskalender zeigt Urlaub, Krankheit und Fortbildung aller Mitarbeitenden für einen Monat. Wer einen Urlaubsantrag entscheidet, sieht sofort, wer im selben Zeitraum fehlt.
Prüfen, freigeben, exportieren
Zum Monatsende stellt Alma für das Lohnbüro zusammen, was es braucht: laufende Vergütungen, Abwesenheiten, Änderungen seit dem letzten Lauf und neue Dokumente. Der Lauf hat drei Schritte – prüfen, freigeben, exportieren – und einen Stichtag, nach dem Wirksames erst im nächsten Monat zählt.
Die Lohnabrechnung selbst bleibt beim Lohnbüro oder Steuerberater. Alma sorgt dafür, dass die Zahlen vollständig und nachvollziehbar dort ankommen.
Häufige Fragen
Zu Personal – und was sonst noch wichtig ist, steht in den allgemeinen Fragen.
- Ersetzt Alma eine HR-Software wie Personio?
- Für das, was eine Schule oder Kita braucht, in der Regel ja: Personalakten, Fristen, Urlaub, Abwesenheiten, Arbeitszeit und Lohnvorbereitung. Der Wissensbeitrag zur Personalverwaltung ohne Personio beschreibt einen solchen Umstieg.
- Rechnet Alma die Löhne ab?
- Nein. Alma bereitet die Lohnabrechnung vor und übergibt geprüfte Daten an Lohnbüro oder Steuerberater. Die Abrechnung selbst erfolgt dort.
- Wer sieht Personalakten?
- Nur Rollen, die dafür freigegeben sind, typischerweise Geschäftsführung und Personalverwaltung. Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Daten.
Passt dazu
- FinanzenTarife, Verträge, Rechnungslauf, SEPA-Lastschrift, Zahlungsjournal und DATEV-Export.Ansehen
- SchuleInteressenten und Aufnahme, Kinder, Familien und Klassen, AGs und Ausflüge, Schuljahre und Übergänge.Ansehen
- Kita & KinderhausGruppen und Plätze, Betreuungsverträge, Beiträge mit Landesförderung, Krankmeldungen per Schulapp.Ansehen
Selbst ausprobieren
Testzugang mit Beispieldaten, eingerichtet in der Regel innerhalb eines Werktages – ohne Zahlungsangaben.