Vertretungsplanung: vom Ausfall zum veröffentlichten Vertretungsplan
Ausfälle erfassen, passende Lehrkräfte mit Begründung vorschlagen, Einsätze anfragen, Vertretungsplan prüfen und veröffentlichen – mit Benachrichtigung.
Um 7:10 Uhr meldet sich eine Lehrkraft krank. Bis zur ersten Stunde muss klar sein, wer welche Klasse übernimmt, wer eine Freistunde hat, wer diese Woche schon dreimal vertreten hat und ob der Musikraum frei ist. In vielen Schulen entsteht der Vertretungsplan dann auf Papier, in einer Tabelle oder in einer Gruppe auf dem Telefon.
Die Vertretungsplanung in Alma arbeitet mit dem Unterrichtsplan des digitalen Klassenbuchs. Sie zeigt für jede ausfallende Stunde, wer passt und warum, prüft Überschneidungen, lässt Einsätze anfragen und veröffentlicht erst, wenn die Planung bewusst freigegeben ist. Die Vertretung findet die Stunde danach in ihrem Klassenbuch.
Ausfall erfassen, betroffene Stunden sehen, der Reihe nach planen
Ein Ausfall wird für eine Person und einen Zeitraum erfasst, Alma leitet daraus die betroffenen Unterrichtsstunden und Aufsichten ab. Die Tagesplanung zeigt, was offen ist, was als Entwurf wartet und was schon veröffentlicht wurde – und was als Nächstes zu tun ist.
- Ausfall je Person und Zeitraum
- Betroffene Stunden als Planungsfälle
- Offen, Entwurf und veröffentlicht auf einen Blick
Wer passt und warum – Vorschläge mit Begründung
Für jeden Fall prüft Alma auf Knopfdruck die aktuelle Verfügbarkeit, die Eignung und Überschneidungen für genau diesen Zeitraum. Jeder Vorschlag sagt, warum: bestätigtes Einsatzfenster, wie viele zusätzliche Minuten die Person in dieser Woche schon geplant hat, oder weshalb sie derzeit nicht zuweisbar ist.
Doppelbesetzungen, Wegezeiten zwischen Standorten und ungeeignete Räume fallen bei der Prüfung auf, nicht erst im Lehrerzimmer. Auch ein Raumwechsel lässt sich vorschlagen.
- Verfügbarkeit, Eignung und Überschneidung je Zeitraum
- Zusätzliche geplante Minuten der Woche je Person
- Begründung für jeden Vorschlag
- Lehrkräfte und Räume
Vertretung, Betreuung, Tausch oder Entfall – auch mit mehreren Personen
Nicht jeder Ausfall wird mit einer Vertretung gelöst. Alma kennt die übrigen Wege: eine Betreuung statt Unterricht, einen Stundentausch, eine geänderte Zeit, mehrere Verantwortliche für eine Stunde oder den Entfall – auch für Aufsichten.
Wer eine Vertretung übernehmen soll, kann angefragt werden und sagt zu oder ab. Eine Zusage ist noch kein Einsatz: Verbindlich wird er erst mit der Veröffentlichung durch die Planung.
- Vertretung, Betreuung, Tausch, Zeitänderung, Entfall
- Mehrpersonenlösungen und Aufsichten
- Einsatzanfragen mit Zusage oder Absage
Erst prüfen, dann veröffentlichen
Geplante Änderungen bleiben Entwürfe, bis die Planung sie ausdrücklich veröffentlicht – gesammelt oder einzeln. Vorher zeigt die Vorschau für jede Stunde den bisherigen und den neuen Stand. Erst die Veröffentlichung ändert den gültigen Plan.
Die betroffenen Personen werden benachrichtigt; Versand und Lesestand stehen getrennt beim Fall. So ist am Morgen klar, wer Bescheid weiß.
- Entwürfe mit Vorschau Vorher und Nachher
- Gesammelte oder teilweise Veröffentlichung
- Benachrichtigung mit Versand- und Lesestand
Die Vertretung steht im eigenen Tag – mit Vorher und Jetzt
Lehrkräfte sehen ihre veröffentlichten Änderungen und Aufsichten oben in „Mein Tag": was vorher geplant war und was jetzt gilt, mit Raum und Uhrzeit. Mit „Gesehen" bestätigen sie, dass sie die Änderung gelesen haben; passt ein Einsatz nicht, melden sie ihn als nicht möglich.
Die übernommene Stunde liegt im Klassenbuch der Klasse – Anwesenheit und Unterrichtsinhalt dokumentiert die Vertretung dort, wo auch die Klassenleitung später nachsieht.
- Änderungen mit Vorher und Jetzt
- Kenntnisnahme je Änderung
- Einsatz als nicht möglich melden
- Dokumentation im Klassenbuch der Klasse
Ein Unterrichtsplan als Grundlage für Klassenbuch und Vertretung
Der Unterrichtsplan je Lerngruppe ist die gemeinsame Grundlage: Serien für das Halbjahr, Zeitraster, schulfreie Tage und Räume. Den bestehenden Stundenplan übernehmen Sie per CSV-Import mit Vorschau; der Schuljahreswechsel übernimmt Vorlagen ins neue Jahr.
Einsatzfenster, Eignungen und Aufsichten legen fest, wer wann für welche Vertretung infrage kommt – einmal gepflegt, für jeden Ausfall genutzt.
- Serien, Zeitraster und schulfreie Tage
- Stundenplanimport per CSV
- Einsatzfenster, Eignung und Aufsichten
Häufige Fragen
Zu Vertretungsplanung – und was sonst noch wichtig ist, steht in den allgemeinen Fragen.
- Wie schnell steht ein Vertretungsplan?
- Sobald der Ausfall erfasst ist, liegen die betroffenen Stunden als Fälle vor. Für jeden Fall prüft Alma auf Knopfdruck, wer passt; die Planung wählt aus, prüft die Vorschau und veröffentlicht. Die Vertretung sieht die Stunde dann in „Mein Tag".
- Berücksichtigt Alma, wer schon viel vertreten hat?
- Jeder Vorschlag zeigt, wie viele zusätzliche Minuten die Person in dieser Woche schon geplant hat. Die Entscheidung trifft die Planung; Alma macht die Grundlage sichtbar.
- Können wir unseren bisherigen Stundenplan übernehmen?
- Ja, per CSV-Import. Alma zeigt vorher, welche Termine bestehen und welche neu entstehen, und übernimmt erst nach Ihrer Bestätigung.
- Was ist, wenn niemand vertreten kann?
- Dann bleiben die anderen Wege: Betreuung statt Unterricht, Stundentausch, eine andere Zeit oder Entfall. Auch Aufsichten werden als eigene Fälle geplant, damit keine Klasse unbeaufsichtigt bleibt.
- Brauchen wir dafür das Klassenbuch?
- Ja. Die Vertretungsplanung arbeitet mit dem Unterrichtsplan des digitalen Klassenbuchs und wird je Standort zusätzlich freigeschaltet. Was das für Sie kostet, klären wir im Erstgespräch.
Passt dazu
- Digitales KlassenbuchNeu: Anwesenheit, Unterrichtsinhalte und Hausaufgaben je Stunde, Fehlzeiten klären, Freigabe für Eltern.Ansehen
- ZeiterfassungArbeitszeitnachweis, Prüfhinweise nach ArbZG und MiLoG, Stempeluhr und optionale Tätigkeiten.Ansehen
- PersonalPersonalakten, Dokument- und Vertragsfristen, Urlaub, Abwesenheitskalender, Arbeitszeit und Lohnvorbereitung.Ansehen
Selbst ausprobieren
Testzugang mit Beispieldaten, eingerichtet in der Regel innerhalb eines Werktages – ohne Zahlungsangaben.