Aus der Verwaltungspraxis
Arbeitszeiterfassung an Schulen und Kitas: was Pflicht ist und wie sie im Alltag gelingt
Arbeitszeiterfassung für Lehrkräfte, Erzieherinnen und Verwaltung: was BAG-Beschluss und Arbeitszeitgesetz verlangen, was die Reform plant und wie eine freie Schule die Pflicht digital umsetzt.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das gilt auch für freie Schulen, Kitas und Kinderhäuser – für angestellte Lehrkräfte ebenso wie für Erzieherinnen, Erzieher und das Team im Sekretariat. Trotzdem arbeiten viele Einrichtungen weiter mit Vertrauensarbeitszeit und einem Deputat, das nur den Unterricht zählt.
Dieser Beitrag ordnet ein, was heute gilt, was die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes ändern würde und wie eine freie Schule mit rund 40 Beschäftigten die Arbeitszeiterfassung eingeführt hat, ohne dass das Kollegium sie als Kontrolle erlebt. Er ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt schon heute
Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen (C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 eine unmittelbare Pflicht für deutsche Arbeitgeber abgeleitet (1 ABR 22/21). Rechtsgrundlage ist das Arbeitsschutzgesetz, nicht ein neues Gesetz – deshalb gibt es keine Übergangsfrist.
Für freie Schulen und Kitas ist das eindeutiger als für staatliche Schulen. Lehrkräfte an Ersatzschulen sind in aller Regel Angestellte, keine Beamten. Der Streit, den Kultusministerien über eine Ausnahme für Lehrkräfte führen, betrifft vor allem den öffentlichen Dienst. Für die angestellte Lehrerin an der freien Grundschule, den Erzieher im Kinderhaus und die Kollegin in der Buchhaltung gilt die Erfassungspflicht schon jetzt.
Ausgenommen sind Menschen, die keine Arbeitnehmer sind – etwa Honorarkräfte, die eine AG oder einen Kurs auf eigene Rechnung anbieten. Für sie genügt ein Stundennachweis als Grundlage ihrer Rechnung.
Was genau erfasst werden muss
Erfasst werden Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Eine bestimmte Form schreibt das Bundesarbeitsgericht nicht vor. Entscheidend ist, dass das System tatsächlich genutzt wird: Ein Formular, das niemand ausfüllt, erfüllt die Pflicht nicht. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung und die Kontrolle bleiben beim Arbeitgeber.
Zusätzlich verlangt § 16 Abs. 2 des Arbeitszeitgesetzes, dass Arbeitszeit über acht Stunden an einem Werktag aufgezeichnet wird und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer diese Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht lange genug aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).
Für Minijobs gilt eine strengere Frist: Nach § 17 Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein, ebenfalls mit zwei Jahren Aufbewahrung. An Schulen betrifft das häufig die Mittagsbetreuung, Aushilfen in der Küche oder die Hausaufgabenhilfe.
- Beginn und Ende jeder Arbeitsphase, daraus die tägliche Dauer
- Pausen, damit die Nettoarbeitszeit stimmt
- Überstunden und Mehrarbeit
- Aufbewahrung der Nachweise für mindestens zwei Jahre
- Bei Minijobs: Aufzeichnung spätestens am siebten Tag nach der Arbeit
Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes, an denen eine Erfassung hängen bleiben sollte
Eine gute Arbeitszeiterfassung zählt nicht nur Stunden, sie macht Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz sichtbar, bevor sie zum Problem werden. An Schulen und Kitas entstehen sie selten aus Absicht, sondern an langen Tagen: Unterricht am Vormittag, Konferenz am Nachmittag, Elternabend am Abend.
Tarifverträge und kirchliche Arbeitsvertragsrichtlinien können von einzelnen Grenzen abweichen. Ein Hinweis in der Erfassung ist deshalb kein Urteil, sondern ein Anlass, genauer hinzusehen.
- Höchstarbeitszeit: acht Stunden je Werktag, bis zu zehn, wenn der Durchschnitt über sechs Monate acht Stunden nicht übersteigt (§ 3 ArbZG)
- Pausen: 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, in Abschnitten von mindestens 15 Minuten, nie länger als sechs Stunden am Stück ohne Pause (§ 4 ArbZG)
- Ruhezeit: elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG) – der Elternabend bis 21 Uhr und die erste Stunde um 8 Uhr gehen sich gerade nicht aus
- Sonn- und Feiertagsruhe mit den gesetzlichen Ausnahmen (§ 9 ArbZG), etwa für das Schulfest am Sonntag
Was die Reform des Arbeitszeitgesetzes plant
Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er ist noch kein Gesetz; ein Kabinettsbeschluss stand im Oktober 2026 noch aus, Bundestag und Bundesrat müssten folgen. Inhalte und Fristen können sich bis dahin ändern.
Nach den Berichten über den Entwurf soll die Arbeitszeit künftig elektronisch und am Tag der Arbeit selbst erfasst werden. Beschäftigte sollen Auskunft über ihre erfasste Arbeitszeit und eine Kopie verlangen können. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten wären von der elektronischen Form ausgenommen, für alle anderen sind gestaffelte Übergangsfristen von einem, zwei oder fünf Jahren je nach Größe vorgesehen.
Für eine freie Schule mit 40 Beschäftigten hieße das: Die Erfassung selbst ist schon heute Pflicht, die elektronische Form käme mit Übergangsfrist. Wer jetzt auf Papier oder Excel umstellt, stellt in wenigen Jahren ein zweites Mal um.
Lehrkräfte: Das Deputat ist nicht die Arbeitszeit
Das Deputat zählt Unterrichtsstunden. Die Arbeitszeit einer Lehrkraft umfasst aber auch Vor- und Nachbereitung, Korrekturen, Konferenzen, Elterngespräche, Ausflüge und Fortbildungen. Genau diese Stunden macht die Arbeitszeiterfassung sichtbar – oft zum ersten Mal.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Die Lehrkraft entscheidet weiter selbst, wann und wo sie korrigiert. Sie trägt die Zeit nur ein. Das Gesetz verlangt dabei nicht, dass Tätigkeiten wie Unterricht oder Vorbereitung einzeln ausgewiesen werden. Wer das trotzdem möchte, etwa um die Belastung im Kollegium zu verstehen, braucht dafür einen eigenen, klar benannten Zweck und sollte das Kollegium vorher einbeziehen.
Wie eine freie Schule die Zeiterfassung eingeführt hat
Die Schule aus diesem Beispiel – Grundschule mit Hort, rund 40 Beschäftigte, ein Trägerverein – hatte bis dahin Stundenzettel für die Minijobs und Vertrauensarbeitszeit für alle anderen. Den Anstoß gab keine Prüfung, sondern ein Gespräch im Kollegium über Überlastung, in dem niemand sagen konnte, wie viele Stunden tatsächlich zusammenkommen.
Die Einführung lief in drei Schritten. Zuerst hat die Geschäftsführung mit der Mitarbeitervertretung festgehalten, was erfasst wird, wer welche Zahlen sieht und wozu – und dass die Erfassung nicht zur Leistungskontrolle dient. Dann wurden die Arbeitszeitmodelle hinterlegt, damit jede Person ihr Soll sieht: Vollzeit, Teilzeit, Deputat plus Anrechnungsstunden. Erst danach ging die Erfassung für alle los, mit einer Stempeluhr am Rechner und auf dem Telefon.
Der Nutzen zeigt sich meist nach den ersten Wochen: Wo sich Mehrarbeit häuft, steht dann in Zahlen statt in Gesprächen – häufig an Tagen mit Konferenzen und Elternabenden und nicht unbedingt bei den Gruppen, die man vermutet hätte. Die Verwaltung kann Dienstpläne gezielt ändern, statt pauschal zu appellieren. Und Überstunden werden nicht mehr verhandelt, sondern stehen auf einem Konto, das sich mit Freizeit ausgleichen lässt.
- Vorher festhalten, was erfasst wird und wer was sieht
- Arbeitszeitmodelle hinterlegen, bevor die erste Stunde eingetragen wird
- Erfassung so einfach machen, dass sie am selben Tag passiert
- Fehlende Tage sichtbar machen, statt Erinnerungsmails zu schreiben
Datenschutz und Mitbestimmung
Die Pflichterfassung stützt sich auf eine rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Sie rechtfertigt Beginn, Ende, Dauer und Pausen – nicht mehr. Alles darüber hinaus, etwa die Aufteilung nach Tätigkeiten, braucht einen eigenen Zweck und sollte sparsam, mit festen Kategorien statt Freitext und nur für wenige Berechtigte ausgewertet werden.
Wo es einen Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung gibt, ist die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems mitbestimmungspflichtig, weil es sich zur Überwachung von Verhalten und Leistung eignet (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, bei kirchlichen Trägern die entsprechenden Regeln der Mitarbeitervertretung). Ein kurzes Infoblatt für das Kollegium nimmt hier viel Druck heraus.
Arbeitszeiterfassung in Alma
In Alma ist die Zeiterfassung Teil des Personalbereichs und damit dieselbe Software, in der auch Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und die Lohnvorbereitung liegen. Beschäftigte stempeln Beginn und Ende per Stempeluhr oder tragen Zeiträume mit Pausen nach und nennen dabei einen Grund. Einmal abgeschlossene Buchungen werden nie überschrieben, sondern nur durch nachvollziehbare Korrektur- oder Stornobuchungen ausgeglichen – so bleibt der Verlauf prüfbar.
Die Personalverwaltung sieht je Person das Soll aus dem Arbeitszeitmodell, die erfasste Zeit, Feiertage und Abwesenheiten sowie Tage, an denen eine Erfassung fehlt. Mehrarbeit läuft auf ein Überstundenkonto nach den Regeln der Einrichtung, Auswertungen lassen sich nach Excel exportieren. Für Honorarkräfte gibt es einen eigenen Stundennachweis.
In Umsetzung sind (Stand Oktober 2026) ein Arbeitszeitnachweis je Monat und Jahr als PDF und Excel, den Beschäftigte auch selbst abrufen können, Prüfhinweise zu Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie zur Sieben-Tage-Frist bei Minijobs, und optional abschaltbare Tätigkeitsarten wie Unterricht, Vorbereitung oder Betreuung.
- Stempeluhr und Nachtragen mit Begründung
- Pausen als eigene Zeiträume
- Unveränderliche Buchungen mit Korrekturverlauf
- Soll aus dem Arbeitszeitmodell, Feiertage und Abwesenheiten
- Fehlende Erfassungstage für die Verwaltung sichtbar
- Überstundenkonto und Excel-Export
Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung
- Müssen freie Schulen die Arbeitszeit ihrer Lehrkräfte erfassen?
- Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen. Lehrkräfte an freien Schulen sind in aller Regel Angestellte, für sie gilt die Pflicht damit schon heute. Die Diskussion um Ausnahmen für Lehrkräfte betrifft vor allem verbeamtete Lehrkräfte im öffentlichen Dienst.
- Gilt die Arbeitszeiterfassung auch für Kitas und Erzieherinnen?
- Ja. Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, also auch für pädagogische Fachkräfte in Kitas, Kinderhäusern und Horten sowie für Verwaltung, Küche und Hausmeisterei.
- Reicht ein Stundenzettel oder eine Excel-Tabelle?
- Heute schreibt das Bundesarbeitsgericht keine bestimmte Form vor; entscheidend ist, dass die Erfassung tatsächlich stattfindet und kontrolliert wird. Der Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht aber eine elektronische, taggleiche Erfassung vor, mit Übergangsfristen. Wer jetzt neu einführt, wählt sinnvollerweise gleich ein elektronisches System.
- Ist Vertrauensarbeitszeit für Lehrkräfte noch erlaubt?
- Ja. Vertrauensarbeitszeit regelt, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst einteilen. Sie befreit nicht davon, die Arbeitszeit zu erfassen. Die Lehrkraft entscheidet weiter, wann sie vorbereitet und korrigiert, und trägt die Zeit ein.
- Müssen Tätigkeiten wie Unterricht oder Vorbereitung getrennt erfasst werden?
- Nein. Gesetzlich verlangt sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Eine Aufteilung nach Tätigkeiten ist freiwillig, braucht einen eigenen Zweck und sollte mit Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung abgestimmt werden.
- Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
- Mindestens zwei Jahre. Das verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG für Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag und § 17 MiLoG für Minijobs. Längere Fristen können sich aus anderen Vorgaben ergeben, etwa wenn die Zeiten Grundlage der Lohnabrechnung sind.
- Welche Bußgelder drohen?
- Wer die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht lange genug aufbewahrt, handelt ordnungswidrig; § 22 ArbZG sieht dafür bis zu 30.000 Euro vor. Für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht bei Minijobs nach dem Mindestlohngesetz gilt ebenfalls ein Bußgeldrahmen.
- Was gilt für Minijobs und Honorarkräfte?
- Für Minijobs müssen Beginn, Ende und Dauer spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeit aufgezeichnet sein (§ 17 MiLoG). Honorarkräfte sind keine Arbeitnehmer; für sie gilt die Erfassungspflicht nicht, ein Stundennachweis dient als Grundlage ihrer Rechnung.
- Wann wird die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht?
- Das steht noch nicht fest. Nach dem Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums wären es je nach Betriebsgröße ein, zwei oder fünf Jahre nach Inkrafttreten, mit einer Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte. Im Oktober 2026 war der Entwurf weder vom Kabinett beschlossen noch im Bundestag.
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