Arbeitszeiterfassung für Schule und Kita: mit Nachweis und Prüfhinweisen nach ArbZG
Stempeluhr und Nachtrag, Prüfhinweise zu Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit, Arbeitszeitnachweis als PDF oder Excel und optionale Tätigkeiten.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – auch freie Schulen und Kitas, für angestellte Lehrkräfte ebenso wie für das Kinderhaus und das Sekretariat. Eine Liste, in der Stunden stehen, reicht dafür selten: Lange Tage mit Konferenz und Elternabend, fehlende Pausen und kurze Nächte vor der ersten Stunde fallen erst auf, wenn jemand nachrechnet.
In Alma ist die Zeiterfassung Teil des Personalbereichs. Beschäftigte stempeln oder tragen nach, die Verwaltung sieht Soll, Ist und Prüfhinweise je Tag, und ein Arbeitszeitnachweis für Monat oder Jahr ist mit zwei Klicks erstellt – als PDF oder Excel.
Stempeln, nachtragen, korrigieren lassen
Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeit in ihrem eigenen Bereich: per Stempeluhr mit Arbeitsbeginn und Ende, oder sie tragen einen Tag mit Zeiträumen und Pausen nach. Ist ein Eintrag falsch, beantragen sie eine Korrektur, die die Verwaltung genehmigt.
Einmal abgeschlossene Buchungen werden nie überschrieben, sondern nur durch nachvollziehbare Korrektur- oder Stornobuchungen ausgeglichen. So bleibt jederzeit sichtbar, was wann erfasst und was später geändert wurde.
- Stempeluhr im Browser und auf dem Telefon
- Tage nachtragen mit Zeiträumen und Pausen
- Korrekturen mit Genehmigung
- Unveränderliche Buchungen mit Korrekturverlauf
Was das Arbeitszeitgesetz verlangt, prüft Alma je Tag
Die Akte zeigt je Tag die Zeiträume, Ist und Soll aus dem Arbeitszeitmodell, Abwesenheiten und Feiertage. Wo ein Tag eine Grenze des Arbeitszeitgesetzes berührt, steht ein Prüfhinweis mit der Vorschrift und den Zahlen dazu – etwa „11:30 Std. Arbeitszeit, mehr als 10 Std. am Tag".
Die Hinweise zeigen, wo hinzusehen ist, und sind keine rechtliche Bewertung: Tarifverträge und kirchliche Arbeitsvertragsrichtlinien können von einzelnen Grenzen abweichen. Die Ruhezeit prüft Alma auch über die Monatsgrenze hinweg.
- § 3 ArbZG: mehr als zehn Stunden am Tag
- § 4 ArbZG: Pausen von 30 und 45 Minuten, höchstens sechs Stunden am Stück
- § 5 ArbZG: elf Stunden Ruhezeit
- § 9 ArbZG: Arbeit an Sonn- und Feiertagen
- § 17 MiLoG: Aufzeichnung bei Minijobs bis zum siebten Tag
Der Nachweis für Monat oder Jahr, als PDF oder Excel
Der Arbeitszeitnachweis enthält jeden Tag mit Zeiträumen, Pausen, Netto- und Sollzeit, Abwesenheit, Differenz und Prüfhinweisen, dazu die Summen des Zeitraums. Zwei Kennzeichen machen ihn prüfbar: „erfasst am", wenn ein Zeitraum an einem anderen Tag erfasst wurde als dem, an dem gearbeitet wurde, und „korrigiert", wenn er später geändert wurde.
Abrufen können ihn die Personalverwaltung, die Lohnabrechnung und die Person selbst – Führungskräfte nicht. Jeder Abruf wird protokolliert. Für eine Prüfung, für die Aufbewahrung über zwei Jahre oder wenn eine Kollegin ihre Stunden schwarz auf weiß sehen möchte, liegt er damit in Sekunden vor.
- Monat oder Kalenderjahr
- PDF zum Drucken oder Excel-Tabelle
- Kennzeichen „erfasst am" und „korrigiert"
- Auch für Beschäftigte selbst abrufbar
Die eigene Arbeitszeit im Blick
Im eigenen Bereich sehen Beschäftigte ihre Zeiteinträge je Monat mit der Summe, ihr Urlaubskonto und offene Anträge. Den Arbeitszeitnachweis laden sie dort selbst herunter, und sind Tätigkeiten eingeschaltet, sehen sie auch deren Summen.
Wofür die Zeit verwendet wurde – nur wenn Sie es wollen
Gesetzlich verlangt sind Beginn, Ende und Dauer. Wer zusätzlich verstehen möchte, wo die Arbeitszeit bleibt – Unterricht, Vor- und Nachbereitung, Betreuung, Elterngespräche, Konferenzen –, schaltet die Tätigkeiten ein: freiwillig, sodass Beschäftigte je Zeitraum eine Tätigkeit wählen können, oder als Pflicht. Voreingestellt ist „Aus".
Den Katalog legt die Einrichtung selbst fest; Alma schlägt typische Tätigkeiten vor. Gewählt wird beim Stempeln, beim Wechsel, beim Nachtragen und im Tageseditor. Die Auswertung zeigt je Person und Tätigkeit die Stunden eines Monats oder Jahres, mit Excel-Export.
- Aus, freiwillig oder Pflicht – Vorgabe ist Aus
- Eigener Katalog mit Vorschlägen
- Auswertung je Person und Tätigkeit
- Nur für Angestellte, nie für Honorarkräfte
Keine Leistungskontrolle durch die Hintertür
Tätigkeiten sehen nur die Personalverwaltung, die Trägerverwaltung und die Person selbst – Führungskräfte und Lohnabrechnung nicht. Steht der Schalter auf „Aus", bekommt die Verwaltung keine Tätigkeiten zu sehen; die Person behält ihre früheren Angaben.
Die Zuordnung einer Tätigkeit ändert nichts an Minuten, Überstunden oder Lohnvorbereitung. Wo es eine Mitarbeitervertretung gibt, lässt sich mit diesen Regeln gut festhalten, was erfasst wird und wer was sieht.
Häufige Fragen
Zu Zeiterfassung – und was sonst noch wichtig ist, steht in den allgemeinen Fragen.
- Erfüllt Alma die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
- Alma erfasst Beginn, Ende, Dauer und Pausen elektronisch, hält Korrekturen nachvollziehbar fest und erzeugt einen Arbeitszeitnachweis, der sich aufbewahren lässt. Ob die Erfassung im Alltag tatsächlich stattfindet und kontrolliert wird, bleibt Aufgabe der Einrichtung – dabei helfen die Hinweise auf fehlende Tage. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
- Welche Regeln des Arbeitszeitgesetzes prüft Alma?
- Höchstarbeitszeit über zehn Stunden (§ 3), Pausen und höchstens sechs Stunden am Stück (§ 4), elf Stunden Ruhezeit (§ 5), Arbeit an Sonn- und Feiertagen (§ 9) und bei Minijobs die Aufzeichnung bis zum siebten Tag nach § 17 MiLoG. Die Hinweise sind keine rechtliche Bewertung.
- Können Lehrkräfte bei Vertrauensarbeitszeit bleiben?
- Ja. Sie entscheiden weiter selbst, wann sie vorbereiten und korrigieren, und tragen die Zeit nur ein – per Stempeluhr oder nachträglich mit Zeiträumen und Pausen.
- Müssen Tätigkeiten wie Unterricht oder Vorbereitung erfasst werden?
- Nein. Die Tätigkeiten sind ab Werk ausgeschaltet. Die Einrichtung kann sie freiwillig oder verpflichtend einschalten; sehen können sie nur Personalverwaltung, Trägerverwaltung und die Person selbst.
- Wer kann den Arbeitszeitnachweis abrufen?
- Die Personalverwaltung, die Lohnabrechnung und die beschäftigte Person selbst, für einen Monat oder ein Kalenderjahr, als PDF oder Excel. Führungskräfte nicht. Jeder Abruf wird protokolliert.
- Gilt die Zeiterfassung auch für Honorarkräfte?
- Honorarkräfte sind keine Arbeitnehmer; für sie gibt es einen eigenen Stundennachweis als Grundlage ihrer Rechnung. Tätigkeiten erfassen sie nie.
Passt dazu
- PersonalPersonalakten, Dokument- und Vertragsfristen, Urlaub, Abwesenheitskalender, Arbeitszeit und Lohnvorbereitung.Ansehen
- Berichte & StatistikenNeu: Schulstatistik und Kita-Statistik am Stichtag, Vollständigkeit, Masernschutz, Belegung, Finanzen und Personal.Ansehen
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Testzugang mit Beispieldaten, eingerichtet in der Regel innerhalb eines Werktages – ohne Zahlungsangaben.