Berichte & Statistiken: Schulstatistik, Kita-Statistik und Kennzahlen am Stichtag
Schülerzahlen und Statistikmerkmale am Stichtag, Vollständigkeit, Masernschutz, Kita-Statistik, Belegung, Finanzen und Personal – als PDF oder Excel.
Vor dem Stichtag der Schulstatistik beginnt in vielen Sekretariaten das Zählen: Kinder je Jahrgangsstufe, nach Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familiensprache, Konfession. Die Angaben liegen irgendwo vor – in Aufnahmebögen, Listen und der Erinnerung der Klassenleitung. Ob sie vollständig sind, zeigt sich oft erst beim Ausfüllen.
Berichte & Statistiken rechnet diese Zahlen aus den Daten, die in Alma ohnehin gepflegt werden: für einen frei wählbaren Stichtag, je Standort, Klasse und Gruppe. Fehlende Angaben stehen nicht erst im Erhebungsbogen, sondern vorher in einer Liste – mit einem Klick in die Akte des Kindes.
Die wichtigsten Kennzahlen auf einer Seite
Der Überblick zeigt je Bereich eine Kennzahl mit ihrem Verlauf: Schülerinnen und Schüler, Anteil vollständiger Statistikangaben, vorgelegte Masernschutznachweise, Auslastung der Plätze, offene Vormerkungen, Sollstellung und Zahlungseingänge der letzten zwölf Monate und die Beschäftigten mit ihren Vollzeitäquivalenten.
Ein Klick auf eine Kennzahl öffnet den Bericht dahinter. Die Berichte sind nach Schule, Kinderhaus, Aufnahme, Finanzen und Personal geordnet – so findet die Schulleitung ihre Zahlen ebenso schnell wie der Vorstand oder die Kassenprüfung.
- Kennzahl und Verlauf je Bereich
- Ein Klick führt in den ausführlichen Bericht
- Gegliedert nach Schule, Kinderhaus, Aufnahme, Finanzen und Personal
Schülerzahlen und Statistikmerkmale zum Stichtag
Die Schülerzahlen am Stichtag stehen je Standort, Klasse und Jahrgangsstufe, getrennt nach Geschlecht. Der Bericht „Merkmale für die Schulstatistik" fasst Staatsangehörigkeit, Geburtsland und Zuzug, Familiensprache, Konfession, Religionsunterricht und Einschulung in Summen je Jahrgangsstufe zusammen – in den Spalten, nach denen die Erhebungsbögen der Länder am häufigsten fragen.
Den Stichtag wählen Sie frei, die Schnellwahl schlägt den üblichen Termin vor. Wer mehrere Staatsangehörigkeiten hat, zählt wie in der amtlichen Statistik nur einmal. Die Zahlen übertragen Sie in den Meldeweg Ihres Landes; die Berichte bereiten die Meldung vor, sie geben sie nicht selbst ab.
- Schülerzahlen je Klasse und Jahrgangsstufe, nach Geschlecht
- Merkmale in Summen je Jahrgangsstufe
- Freier Stichtag mit Schnellwahl
- Getrennt nach Standort
Fehlende Angaben finden, bevor der Stichtag da ist
Die Vollständigkeitsprüfung zeigt je Merkmal, bei wie vielen Kindern eine Angabe fehlt. Ein Klick auf das Merkmal listet genau diese Kinder, ein weiterer öffnet die Akte, in der die Angabe gepflegt wird. So wird aus „bei zwei Kindern fehlt etwas" eine kurze Aufgabe für das Sekretariat.
Welche Angaben Ihr Land verlangt, unterscheidet sich: Die Konfession etwa erheben nicht alle Länder. Der Bericht weist darauf hin, statt jede Lücke gleich zu gewichten.
- Fehlende Angaben je Merkmal mit Anteil
- Liste der betroffenen Kinder
- Direkter Sprung in die Akte
Nachweise nach Infektionsschutzgesetz im Blick
Der Bericht zum Masernschutz zeigt vorgelegte und fehlende Nachweise je Klasse und Gruppe, über Schule und Kinderhaus hinweg. Fehlt ein Nachweis oder ist er zweifelhaft, muss die Leitung das Gesundheitsamt benachrichtigen (§ 20 Abs. 9 IfSG). Der Bericht zeigt, wo das ansteht.
Kita-Statistik, Belegung und Auslastung
Die Kita-Statistik ordnet die Kinder nach Alter, Geschlecht, Betreuungsumfang, Mittagessen und Familiensprache – zur Vorbereitung der Meldung zum 1. März, den die Schnellwahl vorschlägt. Fehlen im Betreuungsvertrag die Wochenstunden, sagt der Bericht, bei wie vielen Kindern und wo sie ergänzt werden. Was Alma nicht erfasst, etwa die Herkunft eines Elternteils, nennt er ausdrücklich.
Belegung und Auslastung stellen die Kinder den Plätzen gegenüber, je Klasse und Gruppe, mit einem Verlauf über zwölf Monatserste. So sieht der Träger, wann Plätze frei werden und wo die Warteliste drückt.
- Kita-Statistik mit Schnellwahl 1. März
- Hinweise auf fehlende Betreuungszeiten
- Plätze, belegt, frei und Auslastung je Gruppe
- Verlauf über zwölf Monate
Zahlen für Vorstand, Kassenprüfung und Zuschussantrag
Für Finanzen zeigt Berichte & Statistiken Sollstellung und Zahlungseingänge über einen Zeitraum, dazu Erstattungen und Rücklastschriften. Der Personalbericht zählt Beschäftigte und Vollzeitäquivalente am Stichtag je Beschäftigungsart und Standort; wer an mehreren Standorten arbeitet, zählt an jedem mit seinem Anteil. Der Aufnahmebericht ergänzt Interessenten und Vormerkungen.
Jeder Bericht lässt sich als PDF oder Excel-Tabelle herunterladen – für die Vorstandssitzung, die Kassenprüfung oder den Antrag auf Finanzhilfe.
- Sollstellung, Zahlungseingänge, Erstattungen
- Beschäftigte und Vollzeitäquivalente am Stichtag
- Interessenten und Vormerkungen
- Export als PDF oder Excel
Nur für die, die es brauchen – und jeder Abruf protokolliert
Den Bereich sehen Träger, Schulleitung, Sekretariat, Kita-Leitung, Kassenwart und Personalverwaltung – und jede Rolle nur die Berichte, deren Daten sie auch sonst sehen darf, an ihren Standorten. Lehr- und Fachkräfte, Mitarbeitende und Eltern sehen ihn nicht. Merkmale wie Staatsangehörigkeit oder Konfession erscheinen als Summen je Jahrgangsstufe.
Jeder Abruf und jeder Export wird protokolliert: welcher Bericht, welcher Stichtag, welcher Standort, welches Format – nie Werte oder Namen. Die Berichte werden bei jedem Abruf aus den aktuellen Daten berechnet und nicht gespeichert. Es entsteht kein zweiter Datenbestand, der veraltet oder vergessen wird.
Häufige Fragen
Zu Berichte & Statistiken – und was sonst noch wichtig ist, steht in den allgemeinen Fragen.
- Meldet Alma die Schulstatistik direkt an das Land?
- Die Berichte bereiten die Meldung vor: Schülerzahlen und Merkmale in Summen je Jahrgangsstufe zu Ihrem Stichtag, als PDF oder Excel. Wie die Zahlen beim Land ankommen – Datei, Webformular oder Erhebungsbogen –, bestimmt das Land; der Wissensbeitrag zu den Meldewegen beschreibt die Unterschiede.
- Welche Merkmale für die Schulstatistik wertet Alma aus?
- Geschlecht, Jahrgangsstufe, Staatsangehörigkeit, Geburtsland und Zuzugsjahr, Familiensprache, Konfession, Teilnahme am Religionsunterricht und Einschulung. Die Angaben pflegen Sie in der Akte des Kindes unter „Statistik & Masernschutz".
- Kann ich einen Stichtag in der Vergangenheit auswerten?
- Ja. Sie wählen den Stichtag frei; gezählt wird, wer an diesem Tag in welcher Klasse oder Gruppe war. Nur die Platzzahl im Belegungsbericht steht nach heutigem Stand, weil Alma für sie keine Historie führt.
- Hilft Alma auch bei der Kita-Statistik?
- Ja. Der Bericht zur Kita-Statistik zählt die Kinder nach Alter, Geschlecht, Betreuungsumfang, Mittagessen und Familiensprache, mit einer Schnellwahl für den 1. März. Angaben, die Alma nicht erfasst, nennt der Bericht, damit Sie sie bei der Meldung ergänzen.
- Wer darf die Berichte sehen?
- Träger, Schulleitung, Sekretariat, Kita-Leitung, Kassenwart und Personalverwaltung – jeweils nur die Berichte, deren Daten die Rolle auch sonst sehen darf. Lehrkräfte, Mitarbeitende und Eltern sehen den Bereich nicht. Jeder Abruf und Export wird protokolliert, ohne Werte oder Namen.
- Ist Berichte & Statistiken im Grundpaket enthalten?
- Es ist ein Zusatzmodul, das je Einrichtung freigeschaltet wird. Was es für Sie kostet, klären wir im Erstgespräch – der Preis richtet sich nach den Modulen.
Passt dazu
- SchuleInteressenten und Aufnahme, Kinder, Familien und Klassen, AGs und Ausflüge, Schuljahre und Übergänge.Ansehen
- Kita & KinderhausGruppen und Plätze, Betreuungsverträge, Beiträge mit Landesförderung, Krankmeldungen per Schulapp.Ansehen
- ZeiterfassungNeu: Arbeitszeitnachweis, Prüfhinweise nach ArbZG und MiLoG, Stempeluhr und optionale Tätigkeiten.Ansehen
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Testzugang mit Beispieldaten, eingerichtet in der Regel innerhalb eines Werktages – ohne Zahlungsangaben.