Digitales Klassenbuch einführen: Datenschutz, Nachweis und Alltag

Welche Angaben ein Klassenbuch enthalten muss, regeln die Länder in Schulgesetzen, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften. Der gemeinsame Kern ist überall derselbe: der erteilte Unterricht mit seinem Inhalt, die Anwesenheit und Fehlzeiten der Schülerinnen und Schüler, Hausaufgaben und besondere Vorkommnisse wie Belehrungen. Freie Schulen orientieren sich daran, weil das Klassenbuch auch gegenüber Schulaufsicht und Familien als Nachweis dient.

Wichtig ist die Trennung: Was die Schule als Nachweis führt, ist etwas anderes als eine interne Notiz für die Kollegin, und beides ist etwas anderes als das, was Familien sehen sollen. Ein digitales Klassenbuch sollte diese drei Ebenen getrennt halten, statt alles in ein Freitextfeld zu schreiben.

• Unterricht: Datum, Stunde, Fach, Lerngruppe, Lehrkraft und Inhalt
• Anwesenheit: wer fehlt, wer später kommt oder früher geht
• Hausaufgaben mit Fälligkeit
• Fehlzeiten und ihre Entschuldigung
• Belehrungen und besondere Vorkommnisse

Ein Klassenbuch verarbeitet personenbezogene Daten von Minderjährigen, teils auch Gesundheitsangaben, wenn eine Fehlzeit mit Krankheit begründet wird. Die Schule braucht dafür eine Rechtsgrundlage: in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. c oder e DSGVO in Verbindung mit dem Schulgesetz und der Datenschutzverordnung ihres Landes. Diese Grundlage sollte die Schule für sich einmal festhalten – im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO und in den Datenschutzhinweisen für Familien.

Läuft das Klassenbuch bei einem Softwareanbieter, schließt die Schule mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weil Daten von Kindern in großem Umfang verarbeitet werden, prüft sie außerdem, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist. Schülerinnen, Schüler und Eltern haben ein Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).

• Rechtsgrundlage festhalten: DSGVO und Landesrecht
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter
• Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen
• Datenschutzhinweise an die Familien

Viele digitale Lösungen setzen alle Kinder zunächst auf „anwesend". Das spart einen Klick und erzeugt ein Problem: Eine vergessene Kontrolle sieht genauso aus wie eine vollständige. Für einen Nachweis ist das zu wenig. Besser ist eine Kontrolle, bei der ungeprüft ungeprüft bleibt, bis die Lehrkraft die Anwesenden ausdrücklich bestätigt – und bei der Teilfehlzeiten mit Zeitraum festgehalten werden.

Ist eine Kontrolle abgeschlossen, gilt sie. Stellt sich später heraus, dass ein Kind doch da war, wird nicht überschrieben, sondern begründet korrigiert. So bleibt erkennbar, was die Lehrkraft in der Stunde festgestellt hat und was später geklärt wurde.

Das Papierklassenbuch hatte einen eingebauten Schutz: Durchgestrichenes bleibt lesbar. Ein digitales Klassenbuch braucht dasselbe Prinzip bewusst. Abgeschlossene Einträge zum Unterricht werden nicht stillschweigend geändert; eine Berichtigung entsteht als neue Fassung mit Begründung, und die frühere bleibt erhalten.

Sinnvoll ist eine Berichtigungsfrist, innerhalb der Lehrkräfte ihre eigenen Einträge noch ergänzen können – etwa zwei Wochen –, und danach ein klarer Weg über die Schulleitung. Am Schuljahresende gehören die Nachweise in ein Archiv, das niemand mehr verändert.

Ein digitales Klassenbuch kann Familien zeigen, was im Unterricht behandelt wurde und welche Hausaufgaben bis wann zu erledigen sind. Das entlastet: Kein Kind muss mehr anrufen, um die Hausaufgaben nach einem Krankheitstag zu erfahren. Voraussetzung ist eine bewusste Freigabe – getrennt vom internen Nachweis und jederzeit zurücknehmbar.

Nicht für Familien bestimmt sind interne Übergaben, pädagogische Vermerke und Angaben über andere Kinder. Eltern sehen nur, was ihre eigenen Kinder betrifft. Das gilt auch in einer Eltern-App: Dort sollten Inhalte angezeigt, aber nicht dauerhaft auf dem Gerät gespeichert werden.

Klassenbücher werden nach Ende des Schuljahres für eine bestimmte Zeit aufbewahrt und danach gelöscht; die Frist legt das Landesrecht fest, oft in einer Verordnung über die Datenverarbeitung an Schulen. Ein digitales Klassenbuch muss beides können: unverändert aufbewahren und nach Ablauf der Frist zuverlässig löschen – nicht nur einzelne Einträge, sondern auch Kopien in Auswertungen und Exporten.

Praktisch heißt das: Zum Schuljahreswechsel wird das abgeschlossene Klassenbuch archiviert, die Frist wird beim Archiv vermerkt, und die Löschung läuft geplant statt nach Gedächtnis.

Eine Einführung gelingt, wenn die Schule vorher festlegt, was sie erfasst und wer was sieht, und die Gremien einbindet – an vielen Schulen beschließt die Gesamtkonferenz über die Einführung, und die Mitarbeitervertretung ist bei einem System, das Arbeitsabläufe von Beschäftigten erfasst, zu beteiligen.

Bewährt hat sich ein Start zum Halbjahr mit vollständigem Stundenplan statt eines Parallelbetriebs auf Papier und digital über Monate.

• Schulprofil: Beginn, Rechtsgrundlage, Berichtigungsfrist und Regeln festlegen
• Gruppen und Fächer: Klassen, Kurse und Projekte mit ihren Mitgliedern
• Kollegium und Räume: wer unterrichtet wo, wer vertritt
• Zuständigkeiten und Start: Rechte je Rolle, Stundenplan übernehmen, Familien informieren

Alma folgt diesem Aufbau. Lehrkräfte starten in „Mein Tag" bei ihren Stunden, kontrollieren die Anwesenheit bewusst – ungeprüft bleibt ungeprüft – und dokumentieren Inhalt und Hausaufgabe mit Fälligkeit. Abgeschlossene Kontrollen und Fassungen werden nicht überschrieben; Korrekturen entstehen begründet als Berichtigung. Fehlzeiten klärt das Sekretariat mit der Krankmeldung der Eltern aus der Schulapp daneben.

Im Schulprofil hinterlegt die Schule Bundesland, Schulart, die für sie geltende Rechtsgrundlage und die Berichtigungsfrist; die Schulleitung gibt es frei. Familien sehen im Elternportal und in der Schulapp nur freigegebene Inhalte und Hausaufgaben ihrer Kinder. Zum Schuljahresende geht das Klassenbuch in ein unveränderliches Archiv mit Aufbewahrungsfristen, und Auskünfte über eine Person lassen sich als Datei ausgeben.