Fehlzeiten und Entschuldigungen: von der Krankmeldung zur geklärten Fehlzeit

Die Krankmeldung am Morgen informiert die Schule, dass ein Kind nicht kommt. Sie ist wichtig für die Aufsicht: Wer gemeldet ist, muss nicht gesucht werden. Eine Entschuldigung im Sinne der Schulordnung ist sie noch nicht. Die Fehlzeit wiederum stellt die Lehrkraft in der Stunde fest – unabhängig davon, ob eine Meldung vorliegt.

Erst wenn beides zusammenkommt, entscheidet die Schule, ob die Fehlzeit entschuldigt ist, und hält fest, worauf die Entscheidung beruht: die Meldung, eine schriftliche Entschuldigung, ein Telefonat oder ein ärztliches Attest, wenn die Schule eines verlangt.

• Meldung: Eltern informieren die Schule, meist am Morgen
• Fehlzeit: Die Lehrkraft stellt in der Stunde fest, wer fehlt
• Entschuldigung: Die Schule entscheidet und hält die Grundlage fest

Wie und bis wann eine Entschuldigung vorliegen muss, ob schriftlich, ab wann ein Attest verlangt werden kann und wer bei volljährigen Schülerinnen und Schülern entschuldigt, regeln die Länder in ihren Schulgesetzen und Schulordnungen. Freie Schulen übernehmen diese Regeln meist in ihre Schulordnung oder den Schulvertrag.

Für die Verwaltung zählt, dass die Regel einmal klar festgelegt ist und jede Fehlzeit nach derselben Regel entschieden wird. Eine Meldung über eine Eltern-App kann dabei als Grundlage genügen, wenn die Schulordnung das vorsieht – entscheidend ist, dass die Schule es so festgelegt hat.

Ungeklärte Fehlzeiten haben die Eigenschaft, sich bis zum Zeugnis anzuhäufen. Besser ist eine Liste, die jede offene Fehlzeit mit dem zeigt, was zur Klärung nötig ist: dem Kind, der Stunde, einer vorliegenden Meldung. Das Sekretariat oder die Klassenleitung entscheidet dann je Fehlzeit – entschuldigt oder nicht – und hält die Grundlage fest.

Wo keine Meldung vorliegt, ist der Anruf bei der Familie oft der schnellste Weg. Wichtig ist, dass auch dieser Anruf als Grundlage festgehalten wird und nicht nur im Gedächtnis bleibt.

Eine Beurlaubung – etwa für eine Familienfeier oder einen Arzttermin mit Vorlauf – ist keine Krankheit und wird vorher beantragt. Über den Antrag entscheidet je nach Dauer die Klassenleitung oder die Schulleitung. Vor und nach Ferien sind die Hürden in vielen Schulordnungen höher.

Für die Verwaltung bedeutet das: Ein Antrag braucht einen Status – gestellt, genehmigt, abgelehnt – und die genehmigte Beurlaubung einen knappen Beleg, auf den sich die spätere Entscheidung über die Fehlzeit stützt.

Schulpflicht gilt auch an freien Schulen. Häufen sich unentschuldigte Fehlzeiten, sehen die Schulgesetze ein gestuftes Vorgehen vor: Gespräch mit Kind und Eltern, schriftliche Mahnung, Einbeziehung der Schulaufsicht und in letzter Konsequenz ein Bußgeldverfahren wegen Schulpflichtverletzung. Wie die Stufen genau aussehen, regelt das Land.

Damit es dazu nicht kommt, braucht die Schule einen Überblick, der früh warnt: Fehlzeiten je Kind und Zeitraum, getrennt nach entschuldigt und unentschuldigt – und mit sichtbaren offenen Kontrollen, damit eine fehlende Eintragung nicht wie Anwesenheit aussieht.

Fehlzeiten berühren oft Gesundheitsdaten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Für die Entscheidung über eine Entschuldigung reicht meist die Tatsache der Erkrankung; eine Diagnose braucht die Schule in der Regel nicht. Wer Meldungen digital entgegennimmt, sollte nur abfragen, was für die Entscheidung nötig ist, und den Zugriff auf die zuständigen Personen begrenzen.

In Alma melden Eltern ihr Kind über die Schulapp oder das Elternportal krank, mit einem einstellbaren Meldeschluss. Im Klassenbuch kontrolliert die Lehrkraft die Anwesenheit bewusst; die Meldung erscheint bei der Fehlzeit, gilt aber nicht automatisch als Entschuldigung.

Unter „Fehlzeiten klären" entscheidet das Sekretariat oder die Klassenleitung je Fehlzeit, ob sie entschuldigt ist, und wählt die Grundlage – Meldung, Telefonat oder schriftliche Entschuldigung. Beurlaubungen laufen als Antrag mit Statushistorie. Die Auswertung zeigt Fehlzeiten je Zeitraum und lässt offene Kontrollen und ungeklärte Entscheidungen sichtbar.