Die komplette Personalverwaltung einer Schule in einer Software

Die Schule hatte drei Jahre lang mit Personio gearbeitet. Personalakten, Urlaubsanträge und Dokumente lagen dort ordentlich. Das Problem war nicht das Werkzeug, sondern der Rest: Der Stundenplan wusste nichts vom Urlaub, die Vertretungsliste war eine Tabelle im Lehrerzimmer, und die Deputate standen in einer Datei, die die Schulleitung jedes Schuljahr neu anlegte.

Konkret hieß das: Eine Lehrerin meldete sich krank. Die Schulleitung trug das in die Vertretungstabelle ein, das Sekretariat in das HR-System, und die Lohnbuchhaltung erfuhr es am Monatsende aus einer E-Mail. Dieselbe Krankmeldung, drei Stellen, drei Gelegenheiten, sie zu vergessen.

Der eigentliche Auslöser war ein Prüfungstermin. Der Schulträger musste für die Zuschussabrechnung nachweisen, welche Lehrkraft in welchem Zeitraum mit welchem Deputat beschäftigt war. Diese Zahl gab es in keinem der Systeme — sie musste aus Verträgen, Änderungsvereinbarungen und der Deputatsdatei von Hand zusammengesetzt werden. Zwei Tage Arbeit für eine Tabelle, die eigentlich auf Knopfdruck existieren sollte.

Bevor die Schule etwas verschob, hat sie aufgeschrieben, was Personalverwaltung bei ihr überhaupt umfasst. Die Liste war länger als erwartet und sah anders aus als das, was ein Unternehmens-HR-System als Standard mitbringt.

• Personalakte je Person: Stammdaten, Vertrag, Änderungsvereinbarungen, Qualifikationen, Fortbildungen.
• Nachweise mit Fristen: erweitertes Führungszeugnis, Masernschutz, Erste-Hilfe-Kurs, Belehrung nach Infektionsschutzgesetz — jeweils mit Ablaufdatum und Erinnerung.
• Deputate und Stundenumfänge je Schuljahr, inklusive Anrechnungsstunden für Klassenleitung oder Schulleitung.
• Abwesenheiten: Urlaub in den Ferien, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit — und daraus die Vertretung.
• Zuordnung zu Standort, Bereich (Schule oder Kinderhaus) und Arbeitgeber (Träger oder Verein).
• Vorbereitung der Lohnabrechnung: Was hat sich im Monat geändert, und in welcher Form braucht das Lohnbüro diese Information?
• Zuschussnachweise gegenüber Land oder Kommune: wer, wann, mit welchem Umfang.

Der Umzug fand in den Sommerferien statt, weil dort die wenigsten Personalbewegungen anfallen. Zuerst kamen die Stammdaten: Der Export aus Personio als CSV, eingelesen mit dem Import, der auch Kinder und Familien einliest. Das war der einfachste Teil und dauerte einen Vormittag.

Dann kamen die Dokumente. Hier hat die Schule bewusst nicht alles übernommen. Alte Urlaubsanträge, längst abgelaufene Bescheinigungen und Unterlagen ausgeschiedener Beschäftigter blieben im Archiv — als Export, revisionssicher abgelegt, aber nicht im neuen System. Übernommen wurde nur, was für aktuelle Beschäftigte noch rechtlich oder praktisch relevant war.

Als Drittes die Deputate. Sie existierten nirgends als Datensatz, sondern nur in der Datei der Schulleitung. Die Schule hat sie für das kommende Schuljahr neu erfasst und die vergangenen zwei Jahre aus den Verträgen nachgetragen — genau die Zeiträume, die für Zuschussnachweise noch gebraucht wurden. Ältere Jahre blieben in der Datei.

Erst zum Schluss die Abwesenheiten. Sie beginnen mit dem neuen Schuljahr bei null; die Resturlaubstage wurden als Anfangsbestand eingetragen. Ein laufender Krankheitsfall wurde mit Beginn und voraussichtlichem Ende übernommen, damit die Vertretung vom ersten Tag an stimmte.

• Sommerferien als Zeitfenster, weil dort kaum Bewegung im Personal ist.
• Stammdaten per CSV-Export und Import — der Teil, der am wenigsten Arbeit macht.
• Dokumente nur für aktuelle Beschäftigte und nur, was noch gilt; der Rest ins Archiv.
• Deputate neu erfassen, nicht migrieren — es gab sie vorher nicht als Datensatz.
• Abwesenheiten mit dem Schuljahr neu beginnen, Resturlaub als Anfangsbestand.

Der Punkt, an dem sich der Umzug für das Kollegium bemerkbar machte, war die Vertretung. Vorher hing sie an der Tabelle im Lehrerzimmer und an der Person, die sie morgens um sieben pflegte. Jetzt entsteht sie aus der Abwesenheit: Wer krank gemeldet ist, fehlt an dem Tag im Plan, und wer die Klasse übernimmt, sieht es in seiner Übersicht.

Das klingt nach Automatisierung und ist vor allem Disziplin. Die Regel lautet seitdem: Eine Abwesenheit wird an genau einer Stelle eingetragen, und zwar dort, wo sie entsteht — in der Personalverwaltung. Alles andere leitet sich ab. Die Schulleitung musste sich abgewöhnen, die Vertretung „schnell mal" in eine Tabelle zu schreiben. Das hat ein halbes Schuljahr gedauert.

Für das Lohnbüro bedeutete dieselbe Regel: Krankheitszeiten, unbezahlter Urlaub und Änderungen des Stundenumfangs stehen am Monatsende in einer Liste, die aus den Einträgen des Monats entsteht. Vorher war das eine E-Mail, die aus dem Gedächtnis geschrieben wurde.

Das erweiterte Führungszeugnis ist der Klassiker: Es muss regelmäßig neu vorgelegt werden, und wer den Termin verpasst, hat bei der nächsten Prüfung ein Problem. In der Schule aus diesem Text lag die Übersicht dazu in einer Tabelle des Sekretariats, die nach einem Personalwechsel drei Monate lang niemand geöffnet hatte.

Jeder Nachweis hat jetzt ein Ablaufdatum an der Person, und die Verwaltung sieht am Morgen, was in den nächsten acht Wochen fällig wird. Das gilt gleichermaßen für Masernschutz, Erste-Hilfe-Kurse und die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, die im Kinderhaus jährlich ansteht.

Die Zuschussabrechnung, die den Umzug ausgelöst hatte, dauert seit dem zweiten Schuljahr eine halbe Stunde: Zeitraum wählen, Liste der Beschäftigten mit Deputat und Vertragszeitraum erzeugen, prüfen, abgeben. Die zwei Tage Handarbeit fallen weg — nicht, weil das System klug ist, sondern weil die Daten jetzt überhaupt als Datensatz existieren.

Die Schule hat zwei Dinge bewusst nicht übernommen. Die Lohnabrechnung selbst bleibt beim Lohnbüro; die Schulverwaltung bereitet sie vor, rechnet aber nicht ab. Wer das erwartet, erwartet ein anderes Produkt — und trägt eine Haftung, die in einer Schule niemand tragen sollte.

Und das Recruiting: Stellenausschreibungen und Bewerbungen laufen weiterhin über die Website und das Postfach. Bei zwei bis drei Einstellungen im Jahr lohnt sich dafür kein Werkzeug, und die Daten von Bewerberinnen, die nicht eingestellt werden, gehören nach der Frist gelöscht, nicht in ein System importiert.

Was übrig blieb, war die Frage nach dem Zugriff. Personalakten sind sensibler als fast alles andere in einer Schule. Die Schule hat deshalb genau drei Rollen mit Zugriff festgelegt: Schulleitung, Personalverwaltung und die Person, die die Lohnabrechnung vorbereitet. Das Sekretariat sieht Kontaktdaten und Abwesenheiten, aber keine Verträge. Wie sich solche Regeln setzen lassen, beschreibt der Beitrag zum Datenzugriff.