Umstieg von Excel auf eine Schulverwaltung

Der Kipppunkt ist selten die Zahl der Kinder. Er kommt, sobald dieselbe Information an mehreren Stellen gepflegt werden muss. Eine Familie zieht um: Die Adresse steht in der Schülerliste, in der Beitragsliste, in der Notfallliste und im Serienbrief-Dokument. Vier Änderungen, von denen mindestens eine vergessen wird.

Bei uns wurde es an dem Tag konkret, an dem eine Familie eine Mahnung bekam, die längst bezahlt hatte. Die Zahlung war eingegangen, aber in der Beitragsliste stand noch der alte Stand — die Kollegin, die den Kontoauszug prüfte, arbeitete in einer anderen Datei als die Kollegin, die mahnte. Niemand hatte einen Fehler gemacht. Das System hatte einen.

Das zweite Signal ist Personengebundenheit. Wenn genau eine Person weiß, warum in Spalte M manchmal ein Minus steht, ist die Verwaltung nicht dokumentiert, sondern erinnert. Fällt diese Person aus, steht der Beitragslauf still.

Der wichtigste Teil des Umstiegs findet vor dem Import statt und hat mit Software nichts zu tun. Wir haben eine Woche nur damit verbracht, unsere eigenen Daten zu verstehen. Das klang nach Verzögerung und war die beste Investition des ganzen Projekts.

Wir hatten neun Dateien im Umlauf. Nicht neun Tabellenblätter — neun Dateien, teils mit Jahreszahl im Namen, teils mit dem Kürzel derjenigen, die sie zuletzt bearbeitet hatte. Die erste Aufgabe war nicht, sie zu importieren, sondern zu entscheiden, welche davon die Wahrheit ist.

Dabei kam heraus, was wir vorher nicht wussten: 23 Familien existierten doppelt. Nicht durch Schlamperei, sondern weil Geschwister im Kinderhaus und in der Schule betreut wurden — und Kinderhaus und Schule getrennte Listen führten. Dieselbe Familie, zwei Adressen, zwei Schreibweisen des Nachnamens, zwei Beitragsstände.

• Eine Person benennen, die während des Umstiegs entscheidet, welcher Datenstand gilt.
• Einen Stichtag festlegen und ab dann keine Änderungen mehr in den alten Dateien vornehmen.
• Dubletten suchen — nicht nach Namen, sondern nach Adresse und Geburtsdatum.
• Klären, welche Felder überhaupt gebraucht werden. Die Hälfte unserer Spalten war seit Jahren leer.
• Historische Stände archivieren, statt sie mitzunehmen.

Daten hängen voneinander ab, und die Abhängigkeit hat nur eine Richtung. Ein Kind gehört zu einer Familie, ein Beitrag zu einem Kind, eine Lastschrift zu einem Beitrag. Wer in der falschen Reihenfolge importiert, erzeugt Datensätze, die auf nichts verweisen — und räumt hinterher von Hand auf.

Wir haben in vier Schritten importiert und nach jedem Schritt gestoppt und geprüft, statt alles auf einmal durchlaufen zu lassen. Das kostet einen Tag mehr und erspart eine Woche Fehlersuche.

• Familien und Haushalte zuerst — sie sind der Anker für alles Weitere.
• Dann die Kinder, mit Zuordnung zu Familie, Standort und Gruppe beziehungsweise Klasse.
• Dann die Beitragsregeln: Staffelstufen, Geschwisterregelung, Ermäßigungen.
• Zuletzt die laufenden Verträge und SEPA-Mandate mit ihren Mandatsreferenzen.

Der teuerste Fehler war, die Beitragsstaffel vor den Familien anzulegen. Die Staffel bezieht sich auf Haushaltseinkommen, und ohne Haushalte hingen die Stufen im Leeren. Wir haben sie zweimal gebaut.

Der zweite: Wir haben den Geschwisterrabatt zunächst von Hand nachgepflegt, wie in Excel gewohnt, statt ihn als Regel zu hinterlegen. Beim ersten Rechnungslauf stimmten dadurch elf Rechnungen nicht — nicht weil die Software falsch rechnete, sondern weil wir ihr die Regel nie beigebracht hatten.

Der dritte war ein Zeichensatzproblem. Unsere CSV-Datei kam als ANSI aus einer alten Exportfunktion, und aus jedem Umlaut wurde ein Fragezeichen. Das fällt bei „Müller" sofort auf und bei „Straße" erst, wenn ein Brief zurückkommt.

Der vierte: Wir wollten die vollständige Beitragshistorie der letzten sechs Jahre mitnehmen. Das war Nostalgie, keine Anforderung. Wir haben die Historie am Ende als PDF archiviert und nur die offenen Posten übernommen.

Der fünfte war organisatorisch. Wir haben den Stichtag zwar festgelegt, ihn aber nicht durchgesetzt — zwei Kolleginnen pflegten weiter in der alten Datei, weil es schneller ging. Beides zusammenzuführen hat länger gedauert als der gesamte Import.

Wir haben den Umstieg in die Sommerferien gelegt, zwischen zwei Schuljahren. Das war richtig: Es liefen keine Beitragsläufe, keine Aufnahmen, keine Elternanfragen. Netto haben wir drei Wochen gebraucht, davon eine für die Datenbereinigung, eine für den Import samt Prüfung und eine für das Einarbeiten des Teams.

Wer mitten im Schuljahr wechseln muss, sollte die Bereiche trennen und nicht alles gleichzeitig umstellen. Kinder und Familien zuerst, Finanzen zum nächsten Quartalswechsel. Ein halb migrierter Beitragslauf ist der einzige Zustand, den man wirklich vermeiden muss.

Was wir unterschätzt haben, war die dritte Woche. Software einzuführen heißt, Gewohnheiten zu ändern. Die Kollegin, die zwölf Jahre lang eine Liste gepflegt hat, braucht nicht eine Schulung, sondern zwei Wochen, in denen jemand ansprechbar ist.

Der spürbarste Unterschied war nicht Zeitersparnis, sondern Ruhe. Eine Adressänderung wird einmal eingetragen und gilt überall. Wer eine Mahnung verschickt, sieht den Zahlungsstand. Und die Frage „welche Datei ist die aktuelle?" stellt sich nicht mehr.

Der zweite Unterschied betraf den Träger. Kinderhaus und Schule arbeiten weiterhin getrennt, aber ein Kind, das vom Kinderhaus in die Schule wechselt, muss nicht neu erfasst werden. Genau an dieser Stelle hatten wir vorher jedes Jahr die meisten Dubletten produziert.

Ehrlich bleibt: Nicht alles wurde einfacher. Eine Software verlangt Entscheidungen, die eine Tabelle nicht verlangt hat. Wer nie festgelegt hat, ab welchem Tag ein Kind als aufgenommen gilt, muss es jetzt festlegen. Das ist unbequem — und der eigentliche Gewinn.