# Briefe & Formulare: Elternbriefe, Bescheinigungen und digitale Rückgabe > Briefe, Bescheinigungen und Formulare aus gestalteten Vorlagen, als Serie an Klassen, im Elternportal und in der App – mit digitaler Rückgabe und Rücklauf. Quelle: https://www.alma.schule/funktionen/briefe Der Elternbrief zum Ausflug entsteht in Word, wird für drei Klassen kopiert, ausgedruckt, in die Postmappen gesteckt – und zwei Wochen später fehlen sieben Einverständniserklärungen, ohne dass jemand weiß, welche. Die Schulbescheinigung für die Krankenkasse schreibt das Sekretariat jedes Mal neu. Mit Briefe & Formulare entstehen Schreiben aus Vorlagen auf dem Briefpapier der Einrichtung, persönlich oder als Serie an eine Klasse. Familien finden sie im Elternportal und in der Schulapp, beantworten Formulare dort selbst, und die Rücklaufliste zeigt, wer noch fehlt. ## Gestaltete Vorlagen und Briefpapier für jede Einrichtung Eine Vorlagenbibliothek deckt den Schulalltag ab: Elternbrief, Einladung, Erinnerung, Schulbescheinigung, Einverständnis zum Ausflug, Abholberechtigung, Rückmeldung zu Terminen und mehr. Eigene Vorlagen legen Sie mit Versionen an; Favoriten und zuletzt verwendete stehen vorn. Das Briefpapier mit Logo und Absender pflegen Sie je Einrichtung – Träger, Schule und Kinderhaus sehen jeweils wie sie selbst aus. - Briefe und Formulare für Schule und Kinderhaus - Eigene Vorlagen mit Versionen - Briefpapier mit Logo je Einrichtung ## Erstellen, prüfen, freigeben – persönlich oder als Serie Ein Schreiben entsteht Schritt für Schritt: Vorlage, Empfänger, Inhalt, Vorschau. Daten aus Alma wie Name, Klasse oder Geburtsdatum werden eingesetzt; als Serie geht derselbe Brief an eine ganze Klasse oder Gruppe. Prüfen und freigeben kann auch eine andere Rolle, etwa die Schulleitung. Ausgestellte Schreiben bleiben unverändert. Ist etwas falsch, ersetzt eine Korrektur die Fassung nachvollziehbar. - Persönliche Briefe, Bescheinigungen und Serien - Vorschau auf dem Briefpapier vor der Ausgabe - Prüfung und Freigabe, auch durch eine andere Rolle - Korrektur als neue Fassung ## Im Elternbereich, per E-Mail oder auf Papier Schreiben werden im Elternportal und in der Schulapp bereitgestellt, auf Wunsch mit Push-Benachrichtigung, oder per E-Mail versendet – jeweils an die Personen, die für das Kind aktuell berechtigt sind. Für den Ausdruck gibt es ein gemeinsames Druck-PDF oder alle Dateien als ZIP. PDF und Word entstehen erst auf Anforderung. Es entsteht keine zweite Dateiablage, die veraltet oder vergessen wird. - Elternportal und Schulapp, optional mit Push - E-Mail an aktuell berechtigte Personen - PDF, Word, Sammel-PDF und ZIP ## Formulare mit digitaler Rückgabe – und einer Liste, wer noch fehlt Formulare stellen Pflicht- und Wahlfragen, auch abhängig von früheren Antworten, gegliedert in Abschnitte. Wenn alle Sorgeberechtigten zustimmen müssen, gibt jede Person ihre eigene Antwort ab. Fristen, Erinnerungen an offene Rückgaben und eine automatische Erinnerung vor der Frist sind eingebaut. Die Rücklaufliste zeigt je Formular, wer abgegeben hat, wo Antworten zu prüfen sind und wo eine Rückfrage offen ist. Kommt eine Antwort auf Papier zurück, erfasst das Sekretariat sie nach. Geänderte Kontaktdaten aus einem Formular übernehmen Sie erst nach einem bewussten Abgleich. - Pflicht-, Wahl- und Bedingungsfragen - Eigene Antwort je sorgeberechtigter Person - Fristen, Erinnerungen und Rückfragen - Papierantworten nachtragen ## „Meine Dokumente": Briefe, Bescheinigungen und offene Rückgaben Familien finden alle Schreiben unter „Meine Dokumente" – getrennt nach Briefen und Formularen, Jahresbescheinigungen und weiteren Unterlagen. Ein Formular mit offener Rückgabe steht oben; ausgefüllt wird es im Elternportal oder in der Schulapp, Entwürfe bleiben bis zur Abgabe privat. - Briefe, Bescheinigungen und Unterlagen an einem Ort - Offene Rückgaben direkt erreichbar - Ausfüllen im Portal oder in der App ## Häufige Fragen ### Müssen alle Eltern einen Zugang haben? Nein. Schreiben lassen sich auch drucken oder per E-Mail versenden, und Antworten auf Papier erfasst das Sekretariat nach. Die Rücklaufliste zeigt beide Wege gemeinsam. ### Müssen beide Sorgeberechtigten zustimmen? Das legen Sie je Formular fest. Sind mehrere Zustimmungen erforderlich, gibt jede sorgeberechtigte Person ihre eigene Antwort ab, und der Rücklauf zeigt, wie viele noch fehlen. ### In welchen Formaten lassen sich Briefe ausgeben? Als PDF und als Word-Datei, für Serien auch als gemeinsames Druck-PDF oder als ZIP. Die Dateien entstehen beim Abruf; Änderungen in einer heruntergeladenen Word-Datei verändern die Fassung in Alma nicht. ### Kann ich eigene Vorlagen gestalten? Ja. Eigene Vorlagen entstehen mit Versionen auf Ihrem Briefpapier; vorhandene Vorlagen lassen sich anpassen und wiederverwenden. ### Ist Briefe & Formulare im Grundpaket enthalten? Es ist ein Zusatzmodul, das je Einrichtung freigeschaltet wird. Was es für Sie kostet, klären wir im Erstgespräch.