Schluss mit fünf Systemen und einer Excel-Tabelle.

Alma richtet sich an freie und private Schulen, Schulträger, Kinderhäuser und Kitas – mit oder ohne angeschlossenen Förder- oder Trägerverein.

Ja, uneingeschränkt. Eine Kita nutzt Alma mit den Modulen Kindergarten, Finanzen und Elternkommunikation – Betreuungszeiten, Gruppen, Beiträge mit Sozialstaffel und Geschwisterregeln, SEPA-Lastschriften, Nachrichten und Termine für Familien sowie Nachweise mit Fristen. Die Schulmodule bleiben dabei einfach ausgeschaltet und kosten nichts. Kommt später ein Kinderhaus oder eine Schule dazu, wird sie ergänzt, ohne dass die Kita-Daten neu erfasst werden müssen.

Kinder, Familien und Kontaktdaten übernehmen Sie per CSV-Import aus Excel oder Ihrer bisherigen Lösung. Die geführte Aufnahme prüft dabei auf Dubletten – so gelingt der Umstieg in Tagen statt Wochen.

Ja. Wir richten Ihnen einen Testzugang mit Beispieldaten ein — Sie wählen, ob Schule, Kindergarten, Finanzen, Personal, Elternkommunikation oder Verein dabei sein sollen. Die Zugangsdaten kommen in der Regel innerhalb eines Werktages, der Zugang läuft 30 Tage und endet von selbst. Zahlungsangaben braucht es dafür nicht.

Ja. Schicken Sie Ihren vorhandenen Export – Excel, CSV, Vereinsverwaltung oder Buchhaltung. In der Regel zwei Werktage später steht ein getrennter Probebereich mit Ihren echten Kindern, Familien und Beiträgen, dazu ein Plausibilitätsbericht, der Dubletten, fehlende Zahler und lückenhafte Mandate benennt.

Nein. Sie beginnen mit den Bereichen, die Sie jetzt brauchen. Finanzen, Elternkommunikation, Verein, Personal und Kita lassen sich später schrittweise ergänzen.

Meist mehr, als sie denkt, weil es auf drei bis vier Verträge verteilt ist. Marktüblich sind je Jahr: Personalverwaltung 42 bis 180 € je Beschäftigtem, Schulverwaltung 14 bis 28 € je Schüler und oft eine Grundgebühr, Kita-Verwaltung 4 bis 25 € je Kind plus 150 bis 830 € Grundgebühr, Vereinsverwaltung 240 bis 600 €. Für eine Einrichtung mit 100 Schülern, 60 Kita-Kindern, 20 Beschäftigten und Förderverein ergibt das rund 2.900 bis 9.300 € im Jahr – mit eigenen Logins, eigenen Stammdaten und eigenen Kündigungsfristen je Vertrag. Alma ersetzt diese Verträge durch einen.

Nach den Modulen, die Sie nutzen. Eine Schule ohne Kindergarten zahlt den Kindergarten nicht, ein Träger ohne Verein den Verein nicht. Für den Umstieg gibt es einen festen Preis, der vor dem Start feststeht. Ein konkretes Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch, wenn klar ist, welche Bereiche Sie brauchen.

Ja. Die Schulapp von Alma für iPhone und Android bringt Mitteilungen mit Rückmeldung, Krankmeldungen, Nachrichten, Termine, Elterngespräche und Elternarbeitsstunden aufs Telefon, mit Push-Benachrichtigungen. Sie arbeitet mit denselben Daten wie die Verwaltung – es gibt keine zweite Verteilerliste. Wer lieber am Computer arbeitet, nutzt dieselben Funktionen im Elternportal.

Ja. Das Modul Elternkommunikation deckt alles ab, was zwischen Einrichtung und Familien läuft: Nachrichten und Elternbriefe mit Lesebestätigung, Termine und Rückmeldungen, AGs, Kurse und Angebote zum Buchen, Elternarbeitsstunden, Krankmeldungen sowie Bescheinigungen und Bestätigungen zum Herunterladen. Eltern und Sorgeberechtigte sehen dabei nur, was ihre eigene Familie betrifft.

Alma unterstützt von Beitragsregeln und Rechnungen über SEPA-Lastschriften bis zum DATEV-Export.

Nein. Beide Bereiche nutzen dieselben Angaben zu Standorten und Zuständigkeiten. Kita-Beiträge fließen in die Abrechnung; Übergänge in die Schule bleiben nachvollziehbar.

Ja. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Vertrag. Gehostet wird in Falkenstein, Deutschland.

Jede Einrichtung arbeitet in einem eigenen geschützten Bereich. Finanz-, Kontakt- und Minderjährigendaten sind nur für Personen sichtbar, die sie für ihre Aufgabe benötigen.

Alma wird DSGVO-konform in Falkenstein, Deutschland gehostet. Auch die in Alma gespeicherten Daten werden dort verarbeitet.